Hoe lang heeft een gemeente nog een gemeentehuis?

Ruim een week geleden werd ik tijdens een ateliersessie van KING geprikkeld door een bijdrage van Arre Zuurmond. Hem was gevraagd een verhaal te vertellen over het thema “Denken, delen, doen” (KING’s versie van: Dromen, durven, doen?). Hij greep de mogelijkheid aan een verhaal te houden over de veranderende rol van de overheid en met name gemeenten. Volgens Zuurmond zullen veel van de gemeentelijke taken worden overgenomen door burgers zelf dan wel bedrijven. Volgens hem is e.e.a. in ieder geval al voor één gemeentesecretaris aanleiding geweest om met het ministerie van BZK het gesprek aan te gaan over de mogelijkheid de gemeentelijke verplichting om een gemeentehuis te hebben af te schaffen.

Tijdens de koffiepauze van de ateliersessie nam ik mijn mailbox even door en viel mijn oog op een artikel dat mijn collega Marcel de Jager had gemaild. Dit ging over het nieuwste boek van Adjiedj Bakas, een van de meest prominente trendwatchers van dit moment. Hij voorspelt dat de overheid grotendeels wordt geautomatiseerd en dat het gedeelte wat overblijft intensief gaat samenwerken met het bedrijfsleven.  Hierdoor zou een gemeente met 75% minder beleidsambtenaren toekunnen en zou de overheid in totaal 50% voordeliger kunnen worden.

Ik voelde direct een blog opkomen. Want stel dat Zuurmond en Bakas gelijk hebben: hoeveel vierkante meters gaat de gemeente Utrecht in dát geval wel niet over houden in het nieuw te bouwen stadskantoor? Heeft de gemeente dan eigenlijk nog wel een gemeentehuis/stadskantoor nodig? En over welke termijn hebben we het dan?

De theorie

Als we naar de huidige stand van de techniek kijken zou een gemeente in theorie kunnen volstaan met een virtuele gemeentehuis, oftewel een modern vormgegeven site waar ruimte is voor transacties en interactie. Steeds meer diensten kunnen langs de elektronische weg worden geleverd, en meer dan nu zouden diensten via andere instanties kunnen lopen (een geboorteaangifte in het ziekenhuis, melding van overlijden via een begrafenisondernemer etc.). De gemeente beperkt zich in dit geval tot het voeren van de regie en maakt heldere afspraken met haar ketenpartners. Medewerkers van de regie-organisatie werken op basis van de principes van het “Nieuwe werken” (waarbij bevoegdheden in verregaand mate zijn doorgemandateerd) vanuit huis of  “seats to meet” en vergelijkbare concepten, en hebben contact met elkaar via een samenwerkingstool inclusief webconferencing. College, gemeenteraad en ambtenaren vergaderen in een lokaal vergadercentrum of wisselend bij lokale bedrijven, onderwijsinstellingen etc. met goede vergaderfaciliteiten (gekoppeld aan een werkbezoek, waardoor de voeling met de samenleving toeneemt).

De praktijk

Het hiervoor geschetste scenario gaat volgens mij om diverse redenen de komende 20 jaar in 90% van de gemeenten niet werken. Niet eens zozeer omdat er nog steeds mensen zoals mijn moeder zijn aan wie het digitale tijdperk in belangrijke mate voorbij gaat. Velen van hen kunnen terugvallen op hun kinderen, en voor degenen die dat niet kunnen zal het waarschijnlijk niet zoveel uitmaken of zij nu naar het gemeentehuis moeten dan wel naar bijvoorbeeld een servicebalie van TNT-post in de Bruna of de supermarkt.

Waar het volgens mij vooral op vastloopt is de gemeentelijke organisatie zelf. Om volgens het scenario zoals hiervoor geschetst te kunnen werken moet een gemeente in termen van het INK-model in ontwikkelfase 4 zitten. Onderzoek heeft echter uitgewezen dat de meeste gemeenten zich in ontwikkelfase 1 bevinden en al jaren bezig zijn om naar ontwikkelfase 2 te komen. Om in fase 4 te komen zou een gemeente op allerlei vlakken moeten veranderen: de organisatiestructuur, de cultuur, de processen, competenties en vaardigheden van medewerkers, noem maar op. En waarom zou een gemeentelijk apparaat al die inspanningen doen en zichzelf grotendeels opheffen? Van enige concurrentie is immers geen sprake. Hooguit dat een verdergaande crisis en drastische kortingen op de uitkeringen uit het gemeentefonds tot ingrijpende veranderingen gemeenten zouden kunnen dwingen tot ingrijpende veranderingen.

En dus…

Denk ik dat het overgrote merendeel van de gemeenten voorlopig nog wel een gemeentehuis heeft. De gemeente Amersfoort kan haar plannen voor renovatie van haar stadskantoor (met een geschatte terugverdienperiode van 20 jaar) dus gewoon doorzetten. Die gemeenten die vanuit een eigen visie wél de vereiste wijzigingen ten aanzien van hun werkwijzen, structuur en cultuur weten door te voeren zullen naar verwachting de komende jaren met minder vierkante meters toekunnen. Mijn verwachting is echter dat uiteindelijk niet één gemeente de stap zal nemen om het gemeentehuis volledig op te heffen. Eerder zie ik dan varianten toegepast zoals het Stadshuis in Nieuwegein, waar de gemeente één van de gebruikers van een herkenbaar pand in de stad is en waar de gemeente faciliteiten met andere organisaties kan delen.

One thought on “Hoe lang heeft een gemeente nog een gemeentehuis?

  1. Tim Robbe zegt:

    Vandaag las ik in The Economist een artikel over een gemeente in de VS die enigszins was georganiseerd zoals hier beschreven. Niet meer dan 5 personen werkzaam en in een ruimte die niet groter was dan een multifunctioneel zaaltje. De “catch” was dat het een gemeente was die pas sinds 2005 bestaat en die geen last had van bestaande systemen en structuren (greenfield heet dat, hoorde ik laatst). De conclusie in deze blog kan dus wel eens kloppen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *