Zij is van de IT en hij van inkoop, maar wie is de business?

Kookt uw thuis wel eens voor familie of vrienden? Dan kent u vast wel dat gevoel van help, hoe krijg ik het menu fatsoenlijk op tafel of, zouden mijn gasten het wel lekker vinden? Zeker de eerste keer is spannend. Onlangs hebben wij voor het eerst thuis pizza’s gebakken in m’n zelf gebouwde  pizzaoven. Familie of vrienden hebben we voor de zekerheid nog niet uitgenodigd. Achteraf hadden we dat best kunnen doen want het resultaat was verbluffend.

Eten prikkelt direct onze zintuigen. Mede daardoor willen we zeker weten dat we de juiste ingrediënten hebben en het kook- of bakproces onder controle is voordat we “los gaan”.

Bij investeringen in IT zijn we lang niet zo bezorgd zijn over onze ‘gasten’. Althans dat is wat ik te vaak constateer bij het bepalen van de IT-behoefte of bij aanbestedingsprojecten. Het zijn vaak de IT-ers die bepalen wat voor IT wordt ’opgediend’ aan de organisatie.

Op de vraag wie de IT-behoefte zou moeten bepalen komt steevast als antwoord: de business. Dat klopt, echter daar kunnen we nog niet veel mee want, wie is de business? Volgens mij zijn de vertegenwoordigers van ‘de business’ met name diegene die waarde uit IT halen en diegene die verantwoordelijk zijn voor de kosten rond IT of IT-gebied.

Punt is, hoe komen we er achter waar de waarde en de kosten van IT of IT-gebied zitten? Om daar efficiënt een antwoordt op te geven hebben wij een IT-doelmatigheidscan ontwikkeld. Deze IT-scan helpt op een pragmatische wijze inzicht te krijgen in de Total Cost of Ownership van IT en de waarde die IT oplevert voor de organisatie. Ook worden alternatieven bepaald met daarbij de verwachte TCO en verwachte waarde per alternatief. Het alternatief met de hoogste doelmatigheid of anders gezegd, de hoogste waarde/prijs verhouding is het alternatief dat het meest aansluit op de business. Dit alternatie zou u vervolgens kunnen inkopen en/of realiseren.

Bijvoorbeeld: u moet computers of laptops (apparatuur) gaan vervangen. Maar u weet niet of het vervangen wel de juiste keuze is. Met behulp van de IT-scan krijgen we zicht op de kostenposten (Total Cost of Ownership) van de huidige apparatuur en hoeveel waarde deze apparatuur voor wie oplevert. U krijgt dus ook inzichtelijk wie de sleutelfiguren zijn die de business vertegenwoordigen voor wat betreft de te vervangen apparatuur. Deze sleutelfiguren zou u kunnen betrekken bij het bepalen van de behoefte rond nieuwe apparatuur. Doordat ‘de business inzicht krijgt in de TCO en de waarde, krijgt ‘de business’ ook inzicht in wat alternatieven zouden kunnen zijn. Alternatieven kunnen bijvoorbeeld zijn:

  1. Niets doen: Vervanging wordt uitgesteld
  2. Vervangen: Computers en laptops worden vervangen door vergelijkbare apparatuur.
  3. Anders doen: Computers en laptops worden vervangen door Tablets.
  4. Anders doen: Er worden geen eigen computers, laptops, Tablets e.d. aangeschaft. De medewerker of student neemt zijn of haar eigen apparaat mee naar het werk of school.

Het alternatief met de hoogste doelmatigheid en daarmee de hoogste waarde/prijs verhouding is het alternatief dat het meest aansluit op de behoefte van de business.

Wat staat er bij u op het menu?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *