Managementinformatie in het onderwijs vraagt om een bedrijfsarchitectuur

Over informatievoorziening en dan in het bijzonder  managementinformatie.  Wij merken in de praktijk dat veel van onze cliënten in het onderwijs hiermee worstelen . Een paar voorbeelden:

1. Hoe verkrijg ik de juiste managementinformatie uit verschillende Leerling Volg Systemen? Lastig als een scholengroep in bijvoorbeeld het (V)SO niet op alle scholen hetzelfde LVS heeft draaien. Er zijn dan eigenlijk twee keuzes: of standaardiseren op een voor alle scholen gelijk LVS of de gegevens uit de verschillende LVS’en combineren tot zinvolle informatie.  Beide keuzes kunnen gegeven de situatie binnen de betreffende organisatie(s) goed uitpakken, maar dat kan pas worden beoordeeld als er zicht is op de samenhang tussen de (verantwoordings)processen, de gewenste stuurgegevens en de systemen die hierin moeten voorzien.

2. Hoe zorg ik er voor dat de overdracht van gegevens tussen ketenpartners goed verloopt? Denk maar eens aan het overdrachtsdossier van bijvoorbeeld VO naar MBO. In veel gevallen moet dat nog op papier worden ingevuld. Jammer, want dat betekent onvermijdelijk dat er meer tijd en geld aan gegevensverwerking wordt besteed dan nodig is, om van foutherstel maar niet te spreken. En dat geld kan beter  worden besteed!

3. Welke bron is leidend voor mijn gegevens? Het zal niet de eerste keer zijn als gelijke gegevens in meerdere systemen zijn opgeslagen. Welk gegeven moet dan in welk systeem worden gewijzigd  als er iets verandert in de feitelijke situatie? Dat zijn vragen die nog lang niet altijd adequaat kunnen worden beantwoord.

Vaak komt men niet verder dan “systemen aan elkaar knopen”  om aan steeds wisselende vragen te voldoen. Hierdoor wordt iedere keer het wiel in zekere zin opnieuw uitgevonden en wordt nauwelijks geleerd van eerdere ervaringen. Meer aandacht voor dit soort gegevensworstelingen is dan ook nodig aangezien niet alleen  de onderwijsinspectie als toezichthouder maar ook andere belanghebbenden binnen (MR, GMR) en buiten de school (subsidieverstrekkers) steeds meer vragen om verantwoording. En die kunt u zonder managementinformatie maar lastig afleggen. Een eerste stap daarbij is het inzichtelijk maken van de samenhang tussen de bedrijfsprocessen (wat moet er gebeuren en waarover moet ik verantwoording afleggen), de gegevens (welke gegevens zijn voor welke processen nodig), en systemen (waarmee bewerk ik welke gegevens te behoeve van welke processen). Stiekem bent u dan bezig een bedrijfsarchitectuur op te stellen. Niet verder vertellen….

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *