Gedragen visie is een voorwaarde voor succesvolle IT-projecten

Het lijkt misschien een open deur. In de praktijk zijn er echter nog te veel IT-projecten die niet gebaseerd zijn op een gedragen visie, maar zijn opgestart omdat men merkt dat branchegenoten met een bepaalde toepassing werken, omdat een leverancier een goed verhaal heeft, of omdat men denkt dat er efficiëncywinst geboekt kan worden. Wat veelal ontbreekt is een duidelijke koppeling naar de doelstellingen van de organisatie en een eventuele afweging van alternatieven. Met als gevolg dat de implementatie van de desbetreffende toepassing bij de minst of geringste tegenslag stagneert, dan wel dat de toepassing na implementatie nauwelijks of niet gebruikt wordt.

Hoe deze valkuil te voorkomen?

De koninklijke weg…

De koninklijke weg om te komen tot IT-projecten, die gebaseerd zijn op een gedragen visie, is door te werken met een informatiebeleidsplan/bestemmingsplan. Door tijdens het opzetten van zo’n plan de ontwikkelingen in de omgeving af te zetten tegen de organisatie-doelstellingen, van daaruit de IT-doelstellingen te formuleren of herijken, en tenslotte op basis van een confrontatie van deze doelstellingen met de bestaande informatiehuishouding verbeterpunten te formuleren, wordt geborgd dat projecten een duidelijke link hebben met waar de organisatie heen wil. Daarin komt automatisch ook tot uitdrukking wat de meerwaarde is van een specifieke IT-toepassing. Projecten kunnen dan ook tegen elkaar worden afgewogen (welke dragen het meeste bij aan onze organisatiedoelstellingen) en geprioriteerd. Bovendien is er sprake van een meer pro-actieve benadering, waarbij je als organisatie nadrukkelijk kijkt welke kansen ontwikkelingen in de omgeving bieden. Het nadeel is dat er geen druk staat op het ontwikkelen van een visie of dat er te weinig belangstelling voor is om deze te ontwikkelen.

De pragmatische weg…

Een meer pragmatische en reactieve aanpak is dat op het moment dat zich een knelpunt voordoet, nadrukkelijk een koppeling wordt gemaakt tussen de desbetreffende IT-toepassing en de doelstellingen van de organisatie. Aan welke doelstelling(en) draagt de IT-toepassing bij en kan die doelstelling/kunnen die doelstellingen ook bereikt worden als niet in de IT-toepassing geïnvesteerd wordt? En waarom is het realiseren van die doelstelling ook al weer zo belangrijk voor onze organisatie? Hierbij wordt dan gebruik gemaakt van het feit dat knelpunten meer directe aandacht vergen en krijgen dan het ontwikkelen van een visie.

Belang van draagvlak

Om ervoor te zorgen dat een toepassing daadwerkelijk optimaal gebruikt wordt,  is het van belang dat de visie gedragen wordt door eindgebruikers. In het geval van de laatst beschreven benadering kan dit door de eindgebruikers of in ieder geval de direct leidinggevenden bij de visievorming te betrekken.

Via de koninklijke weg is dit lastiger, gegeven het meer top-down karakter van deze benadering. In dat geval zal de visie “verkocht” moeten worden. Afhankelijk van de veranderingen die de geformuleerde visie met zich meebrengt zal dit meer of minder tijd, geld, geduld en overredingskracht kosten. Iets wat vaak vergeten wordt. We hebben het gezien bij de politie, waar een aantal door het Rijk aangejaagde projecten op een mislukking is uitgelopen doordat de visie van het ministerie niet de visie van de regionale korpsen was en het ministerie de korpsen niet wist te overtuigen van het nut van een bepaalde toepassing. En we zien het in zekere zin ook terug bij een operatie als i-NUP, waarbinnen door allerlei instellingen in Den Haag wordt geprobeerd de elektronische dienstverlening door met name gemeenten naar een hoger plan te tillen. Ambities moeten hier continue worden bijgesteld doordat de sense of urgence bij veel colleges ontbreekt.

En dan nog…

Vandaar het pleidooi om projecten pas op te starten op het moment dat er sprake is van draagvlak bij de stakeholders. Op het moment dat mensen overtuigd zijn van nut en noodzaak wordt het een stuk makkelijker om een bepaalde toepassing tot een succes te maken. Dat wil zeggen, als ook alle andere condities op de juiste wijze zijn ingevuld.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *