Hoe slaan we de brug tussen business en IT?

 In veel organisaties leeft nog steeds de vraag hoe men ervoor kan zorgen dat de IT-afdeling daadwerkelijk die IT-ondersteuning biedt die bijdraagt aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Oftewel: hoe men ervoor kan zorgen dat business en IT met elkaar opgelijnd (aligned) zijn en IT waarde toevoegt. Het zijn de organisaties waar IT nog veelal wordt gezien als een kostenpost en de IT-afdeling als een organisatie-onderdeel dat een andere taal spreekt. Het zijn ook de organisaties waar het functioneel beheer niet of onvoldoende is ingevuld. Functioneel beheer is namelijk de discipline bij uitstek om de brug tussen business en IT te slaan.

Functioneel beheer nader geduid

Functioneel beheer is volgens Van der Pols en Backer dat deel van de organisatie dat zich bezighoudt met de sturing van de informatievoorziening, het vormgeven en aanpassen ervan en het in stand houden en bewaken van de werking van de informatievoorziening. Bij informatievoorziening, zo stellen zij, gaat het dan om de informatie die gebruikt wordt om het bedrijfsproces uit te voeren en te sturen en de organisatie te sturen. Hiervoor wordt vaak IT ingezet, maar ook procedures, werkinstructies, handmatige administraties en mensen maken er onderdeel van uit. Functioneel beheer heeft zodoende betrekking op zowel het geautomatiseerde als het niet-geautomatiseerde deel van werkprocessen. Het is, aldus Van der Pols en Backer, de discipline die verstand heeft van het bedrijfsproces en dat combineert met gevoel voor en ervaring met IT en de aansturing daarvan.

Kernachtig beschreven is volgens Van der Pols en Backer functioneel beheer de functie die zich bezig houdt met:

. het ondersteunen van het gebruik van de informatievoorziening ;

. het in kaart brengen van de behoeften aan informatievoorziening of veranderingen daarin;

. het vertalen en formuleren van deze behoefte in een concrete vraag in IT-ondersteuning en niet-geautomatiseerde informatievoorziening;

. het beslissen over wat wel en wat niet gedaan wordt, wanneer dat gedaan wordt en het ambitieniveau daarbij;

. het bepalen en schetsen van het langetermijnperspectief van de informatievoorziening

Functioneel beheer houdt zich zodoende bezig met vraagstukken op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Hetgeen ook tot uitdrukking komt in figuur 1, waarin de processen uit het zogenaame BiSL-framework zijn weergegeven. Het BiSL-framework is de eerste standaard die is ontwikkeld voor de inrichting van functioneel beheer.

Diegenen die snel meer gevoel willen krijgen bij de inhoudt van de in bovenstaande figuur weergegeven processen raad ik aan de Managementguide BiSL van Van der Pols en Backer een keer door te lezen.

Functioneel beheer als bruggenbouwer 

Idealiter maakt functioneel beheer deel uit van de vraagzijde (de business) en helpt het de business o.a. om zijn vraag richting aanbodzijde te formuleren. Hetgeen tot uitdrukking komt in onderstaande figuur 2.

 Figuur 2 Vraag en aanbod met betrekking tot informatievoorziening

De aanbodzijde wordt in deze figuur gevormd door wat Van der Pols en Backer in navolging van Looyen het technisch beheer en het applicatiebeheer noemen. Technisch beheer richt zich daarbij op het beheer van de technische infrastructuur (servers, pc’s, netwerken, printers, besturingssystemen en standaardsoftware zoals browsers, tekstverwerkers, virusscanners etc.). Het is traditioneel gezien de IT-afdeling waar mensen met functies als netwerkbeheerder, systeembeheerder of helpdeskmedewerker werken. Applicatiebeheer houdt zich bezig met de instandhouding, het gebruik en de aanpassing van applicaties. Hier werken mensen met functies als ontwerper, informatie-analist, programmeur of tester.

Doordat functioneel beheer ook de taal van de partijen aan de aanbodzijde spreekt, kan het de rol van bruggenbouwer) tussen business en IT vervullen. Op het moment dat het lukt om daarbij niet zozeer vanuit een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie te opereren maar vanuit partnership, kan er zelfs sprake zijn van IT-fusion (de overtreffende trap van business-IT-alignment).

Voorwaarde voor dat laatste is overigens wel dat de business en de IT-leveranciers bereid zijn via de brug toenadering tot elkaar te zoeken. Hetgeen betekent dat de business zich tot op zekere hoogte verdiept in IT en de IT-leveranciers zich verdiepen in de business. De business kan anders nooit de rol van regievoerder vervullen, en de IT-leverancier kan anders nooit meedenken met de business (waardoor hij ook geen strategisch partner van de business kan worden). In dat geval zal de business IT wellicht blijven zien als een noodzakelijk kwaad.

Functioneel beheer is zo bezien niet meer , maar zeker ook niet minder dan een noodzakelijke en wellicht tijdelijke hulpconstructie om business en IT bij elkaar te brengen.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *