IT beslissingen: 5 redenen voor een solide financieel beeld!

Natuurlijk, het model is afgekeken van Rosabeth Moss-Kanters maar daarom is het niet minder waardevol en gebruik ik maar 5 in plaats van 10 redenen. Waar Moss Kanters het over de acceptatie van Windows 8 heeft wil ik het echter over een belangrijk aspect ten aanzien van beslissingen op het gebied van IT hebben: het financiele beeld. In onze adviespraktijk wordt dat, en wat ons betreft ten onrechte, in veel gevallen niet goed geschetst. Zo worden veelal onbewust niet alle relevante kosten geheel in beeld gebracht, en hetzelfde geldt voor de opbrengsten die berekenbaar zijn. Toch is het belangrijk om een goed financieel beeld te hebben, en wel om (in ieder geval) de volgende redenen:

1. “Uitdrukken in geld maakt makkelijker verteld”. Veel beslissingen zullen moeten worden afgestemd met een College van Bestuur of een raad van Toezicht die (de goede daar gelaten) in het geheel niet IT-deskundig zijn of willen zijn. Door geld als taal te gebruiken wordt de dialoog  eenvoudiger. Daarnaast concurreert uw budgetaanvraag met andere aanvragen. Dan zorgt een goed financieel beeld er voor dat u minder kans loopt door de controller of de bestuurder teruggestuurd te worden om “het nog maar eens door te rekenen”.

2. “Alles is uit te drukken in geld, zolang je maar lang genoeg doorrekent”. Met name de onderwijsgerelateerde aspecten van een IT-beslissing lijken niet in geld uit te drukken,  maar dat is vaak slechts schijn. In werkelijkheid is er dan veel inspanning nodig om het financiële beeld te verkrijgen. Het is natuurlijk maar de vraag hoe belangrijk de uitkomst is voor de beslisser(s), maar door er niet over na te denken worden vaak kansen gemist. Denk maar eens aan ongedachte tijdsbesparing als gevolg van het niet meer handmatig hoeven invoeren van gegevens. Door op deze wijze de beslissing te benaderen wordt voorkomen dat onnodige inspanning in nutteloze bijdragen wordt gestoken.

3. “Controllers gaan overal met de stofkam doorheen”. En dat is soms maar goed ook, want met een enthousiaste onderwijsblik worden onvermijdelijk in veel gevallen de financiële aspecten van een beslissing over het hoofd gezien. Door het opstellen van een financieel beeld wordt de kans dat voor de besturder relevante financiële aspecten over het hoofd worden gezien kleiner.

4. “Een berekende schatting is beter dan geen gegevens”. We horen veel dat een goed financieel beeld niet op te stellen is omdat er geen gegevens zijn en die er ook niet komen. Wat ons betreft moet je dan uitgaan van aannames, want beslissen zonder  financieel beeld (en dat geldt voor alle sectoren) introduceert onnodige risicos’s!

5. “Beter ten halve gekeerd..” Eenmaal de beslissing genomen (om bijvoorbeeld een IT-project te starten) geeft een goed financieel beeld dat gebaseerd is op correcte aannames en verbanden de mogelijkheid om bij veranderingen (bestuurlijke fusies) snel alternatieven (waaronder stoppen) door te rekenen. Het wordt dan makkelijker om projecten te stoppen die niets opleveren of, erger nog, geld kosten!

Een solide (dat wil zeggen een zo volledig mogelijk en op feiten en/of beredeneeerde aannames gebaseerd) financieel beeld opstellen en onderhouden is dus een goede zaak. Het is natuurlijk niet eenvoudig maar als u het een keer gedaan heeft scheelt het de volgende keer!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *