Shared service center IT als antwoord op het nieuwe regeerakkoord?

Eén van de bepalingen die in het versgebakken regeerakkoord staat, is dat gemeenten een minimale schaal van 100.000 inwoners moeten krijgen. Inmiddels is dit op grond van de reacties die dit opriep mondeling genuanceerd en is gesteld dat gemeenten ook mogen samenwerken om de gewenste schaalvoordelen te realiseren.

Gemeenten die erg gehecht zijn aan hun autonomie zouden in dat kader geneigd kunnen zijn hun toevlucht te nemen tot de vorming van shared service centers. De vraag is echter of dit met betrekking tot IT een verstandige keus zou zijn.

 

Cloudcomputing als alternatief

Immers: de eigen IT-omgeving van gemeenten neemt de komende jaren naar verwachting sterk af doordat steeds meer applicaties als dienst worden afgenomen uit de zogenaamde Cloud. Dit betekent dat applicaties niet meer op een server van de gemeente zelf draaien, maar ergens in een datacenter van een service-provider. Het door de gemeente te verzorgen technisch beheer met betrekking tot deze applicaties is minimaal.

Ik verwacht dan ook dat zelfs voor gemeenten die gaan samenwerken de benodigde technische beheercapaciteit over een aantal jaren dusdanig beperkt wordt dat het niet meer rendeert om dergelijke mensen zelf in dienst te hebben. Het lijkt zodoende het overwegen waard om dan maar in één keer door de zure appel heen te bijten en ten aanzien van het technisch beheer in zee te gaan met een externe service-provider. Scheelt in ieder geval één reorganisatie. En toch maak je gebruik van de gewenste schaalvoordelen.

 

Aandachtspunten

Natuurlijk is er wel een aantal aandachtspunten om over na te denken bij cloud computing. 17 om precies te zijn. Deze hebben betrekking op eisen die aan de eigen organisatie gesteld moeten worden, eisen die aan de dienstverlenende partij gesteld moeten worden en eisen die aan de dienstverlening gesteld moeten worden. Ik beperk mij hier tot diegenen die cruciaal zijn:

. De organisatie moet in staat zijn de dienstverlener op adequate wijze aan te sturen. Dit impliceert allereerst dat er een regie-organisatie moet staan waarin verantwoordelijkheden en bevoegdheden adequaat belegd moeten zijn. Ten tweede moet de organisatie goed weten waar zij heen wil om op die manier de juiste eisen te kunnen stellen aan de dienstverlener(s).

. Voorafgaand aan het besluit om over te gaan naar de cloud dient een businesscase te worden opgesteld. Veel projecten sneuvelen namelijk op het moment dat er tegenwind komt bij het ontbreken van een adequate businesscase.

. Stabiliteit van de dienstverlener. Het zou vervelend zijn als de dienstverlener tijdens de contractperiode vervroegd omvalt, waardoor versneld gezocht moet worden naar een nieuwe partner.

. Ruimte voor innovatie: een veel gehoorde klacht bij outsourcing is dat de leverancier te weinig innoveert, waardoor de opdrachtgever het gevoel krijgt stil te staan in zijn ontwikkeling.

. Privacy: De cloud provider moet persoonsgegevens adequaat beveiligen. Het gaat hierbij zowel over beveiliging tegen dataverlies als over bescherming van de toegang tot persoonlijke gegevens door onbevoegden. Op basis van privacy-wetgeving zijn opdrachtgever en de cloud provider verplicht een schriftelijke overeenkomst te sluiten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

 

Bij een Shared Service Center is het niet anders

Sommige organisaties schrikken vanwege bovenstaande terug voor sourcing/cloud computing. Echter, de hiervoor genoemde aandachtspunten gelden bij een shared service center net zo goed. Als je dan toch gaat veranderen, zou het dan niet verstandig zijn alle energie te steken in de inrichting van functioneel beheer zodat de organisatie in staat is haar rol als regisseur in te vullen in plaats van energie te steken in het inrichten van een nieuwe organisatie met betrekking tot technisch beheer?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *