Succes en IT-aanbestedingen: “it takes two to tango!”

Tango-salon in AlkmaarFoto NRC H'Blad, Maurice Boyer001029Het verplichte (Europees) aanbesteden wordt steeds vaker gezien als reden voor het mislukken van projecten, ook voor waar dat IT-projecten betreft. Een veel gehoorde stelling is dan “Omdat we moesten aanbesteden is de prijs zo laag geworden dat de kwaliteit niet anders dan laag kon zijn.” Is dat terecht?

Naar mijn overtuiging niet. Natuurlijk zijn er IT-projecten waar er fouten zijn gemaakt in de aanbesteding, maar de stelling dat aanbesteden mislukte IT-projecten oplevert is niet waar.

Vanzelfsprekend betekent (Europees) aanbesteden dat inschrijvers zullen proberen een zo laag mogelijke prijs te vragen, maar het is aan de aanbestedende dienst om er voor te zorgen dat naast de prijs ook de kwaliteit een rol speelt bij het bepalen wie de opdracht kan uitvoeren.  Als kwaliteit niet goed wordt gekoppeld aan prijs zullen inschrijvers kans zien om goedkoop binnen te komen en met gevulde zakken weer te vertrekken.

Natuurlijk zullen niet alle inschrijvers zo denken, maar het gaat  ook hier om de beeldvorming: de slechten onder de inschrijvers richten de grootste schade aan en bepalen het beeld.

Hoe kan de aanbestedende dienst er nu voor zorgen dat prijs en kwaliteit een succesvol paar worden?

Begin eens  met het goed begroten van de (te verwachten) kosten van een aan te besteden opdracht. Dan blijkt vaak dat de kosten niet zo zeer zitten in de koopprijs of investeringssom  en dat de kans op onvoorziene kosten na het tekenen van de opdracht groot is. Denken in “Total Cost of Ownership”  door de alle kosten over de “levensduur” van de opdracht in kaart te brengen en de inschrijfprijs daarop te baseren.

Zorg er daarnaast zeker voor dat bij het bepalen van de winnende inschrijver geen relatieve beoordelingsmethode wordt gebruikt. Dat wil zeggen dat de plaats van een inschrijving in de rangorde afhankelijk is van de prijs van andere inschrijvingen. Dit kan de aanbestedende dienst bereiken door te “Gunnen Op Waarde”.

Vergeet tot slot niet een goede basis onder de relatie te leggen door helder te maken welke afspraken u met de winnende inschrijver wilt maken en wat u en de winnende inschrijver doen als de afspraken niet helder zijn of niet worden nagekomen. Een heldere overeenkomst die op basis van begrip voor elkaars belangen en een echte wil tot samenwerking is opgesteld mag dan ook niet ontbreken!

One thought on “Succes en IT-aanbestedingen: “it takes two to tango!”

  1. willem zegt:

    Helemaal mees, de beschreven methode pas ik al jaren toe tot volle tevredenheid van mij en de leveranciers. Immers hoe duidelijker jij bent als opdrachtgever hoe beter zij de aanbieding kunnen doen, of besluiten niet in te schrijven.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *