Bestanden delen: gemak en risico?

archief bestanden opslaanWe doen het allemaal… steeds meer digitale informatie produceren en consumeren. Deze informatie of bestanden moeten we ergens opslaan of vandaan halen. Gelukkig wordt het steeds gemakkelijker om bestanden op te slaan op apparaten, netwerken, in systemen of in de cloud. Of we nu thuis werken of op het werk zijn, we kunnen bij onze bestanden. Fantastisch wat de technologische vooruitgang allemaal mogelijk maakt.

We moeten bij deze technologische vooruitgang wel blijven opletten. Wat we in het onderwijs bijvoorbeeld zien is dat er steeds meer wordt samengewerkt, ook bovenschools of over afdelingen heen. Een veel gehoorde klacht is dan dat medewerkers bestanden ‘kwijt’ zijn of dat collega’s van een andere school of afdeling niet bij jouw bestanden kunnen. Dat is toch raar? Technisch is zo’n beetje alles mogelijk maar simpele dingen als een document delen met collega’s kan alleen als je het bestand naar de betreffende collega’s mailt.

We wijzen dan al snel naar de IT maar waar het volgens mij aan schort is het gemak waarmee we bestanden opslaan. We zijn, zo blijkt, onvoldoende zorgvuldig met het bepalen waar we onze bestanden opslaan en welke kenmerken we onze bestanden meegeven om het later terug te kunnen vinden.

Als we bij het opslaan van onze bestanden zouden nadenken over:

  • Wie zou deze informatie of bestanden ook mogen of moeten gebruiken?
  • Is aan de bestandsnaam te herleiden wat de inhoud is van het bestand?

Zouden we dan nog steeds onze zakelijke bestanden opslaan in onze ‘homedirectory’ of privé ‘Dropbox’? Of de foto’s van een praktijkexamen opslaan onder de standaard bestandsnamen: IMG001.jpg, IMG002.jpg enz.?

Willen we de informatie voor de school behouden en bestanden kunnen terugvinden en met collega’s kunnen delen of samenwerken, dan moeten we bij ons zelf beginnen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *