De zeven eigenschappen van een solide IT-business case

business-caseGelukkig zijn er een heleboel opdrachtgevers die een solide business case gebruiken bij beslissingen ten aanzien van IT. Er zijn er echter ook die dat niet of niet in voldoende mate doen en daardoor niet de juiste IT-beslissingen nemen, onvoldoende beheersing hebben over IT-projecten, onvoldoende in staat zijn verantwoording af te leggen, te maken krijgen met onaangename verrassingen en ga zo maar door. Maar hoe ziet een solide business case er dan uit?

1. What-if vragen kunnen worden beantwoord. Het komt maar al te vaak voor dat gegevens onjuist of onvolledig blijken, aannames wijzigen of dat de omstandigheden waaronder beslissingen moeten worden genomen (“Gaan we nog door met dit project als OCW nog meer bezuinigt?”) veranderen. Juist dan moet de beslisser inzicht hebben in de gewijzigde uitkomst van de business case. Een modelmatige opzet is dus nodig.

2. Wijzigingen in gegevens, aannames en omstandigheden en keuzes worden doorgevoerd zodra deze bekend zijn. In het heetst van het project vergeten we allemaal wel eens wat en wat zou het dan zonde zijn als er met verouderde gegevens is gewerkt.

3. Wijzigingen in gegevens, aannames en omstandigheden en keuzes zijn gedocumenteerd. Slechts op deze manier kan altijd worden teruggehaald wie wanneer waarom zaken heeft gewijzigd. Dat voorkomt vingerwijzen achteraf, stelt je in staat missers te corrigeren en geeft de kans te leren.

4. De post “onvoorzien” is het liefst zo klein mogelijk. Dat wil niet zeggen dat we geen oog hebben voor onverwachte posten maar dat we vooraf zoveel mogelijk posten expliciet in de business case opnemen. De hoogte van die posten zal dan veelal op basis van ervaring, risicoanalyse en statistiek moeten worden vastgesteld.

5. Posten in de business case veranderen als feiten, aannames, ontwikkelingen en keuzes veranderen. Dat lijkt een open deur maar in de praktijk blijken er vaak veel meer kosten en/of opbrengsten te zijn die in de business case thuis horen dan gedacht. Daarnaast blijkt in veel gevallen dat posten juist niet in de business case thuis horen…

6. Er wordt rekening gehouden met relaties tussen posten in de business case.  Zo heeft het aantal leerlingen in een jaar niet alleen gevolgen voor de opbrengsten (financiering) maar ook voor de kosten (personeel, middelen).  Logisch, maar wat als bij de opbrengsten een ander aantal leerlingen wordt gehanteerd dan bij de kosten? In een goede business case worden de posten waar mogelijk berekend op basis van parameters die de waarde van de afzonderlijke posten bepalen (lees ook de echte waarde van de business case).

7. De nauwkeurigheid is passend voor de context waarin de business case wordt gebruikt.  Dat bij grote beslissingen de afronding niet tot in euro’s al dan niet twee cijfers achter de komma plaatsvindt zal iedereen begrijpen. Maar of een geschatte post van €100.000 in werkelijkheid mogelijk tussen € 150.000 en €50.000 of tussen €105.000 en €95.000 ligt? Dat moet wel duidelijk zijn! Is de onnauwkeurigheid heel hoog gebruik dan drie scenario’s (laag, middel, hoog) voor schattingen en reken dan drie business cases uit. Zo wordt duidelijk welke invloed grote afwijkingen kunnen hebben.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *