De laatste IT hype: IT niet gebruiken!

comp_gebruikHet blijft maar kwakkelen met al die nieuwe, veelbelovende IT toepassingen. U weigert het namelijk te gebruiken. Veel onderzoek laat zien dat nieuwe toepassingen als Enterprise Social Media en geavanceerde samenwerkingsplatformen maar (zeer) beperkt worden gebruikt. Bij zakelijke social media toepassingen zoals Yammer mogen organisaties al blij zijn als 50% van de werknemers het überhaupt gaat gebruiken. De vraag is of de toepassing dan nog wel zin heeft.

Ook in onze praktijk zien wij deze ontwikkeling. Bij een recente opdracht bleek dat men een geheel ingerichte Microsoft Sharepoint omgeving had om documenten met elkaar te kunnen delen. Maar gebruikt werd het niet of nauwelijks. Men ging vooral e-mailen. Los van het feit dat we hier kunnen spreken over een gemiste kans, is vooral de vraag hoe dit toch komt relevant. Op hoofdlijnen zijn er drie redenen die wij elke keer terug zien komen.

Reden nr. 1: Gebrek aan visie

Waarschijnlijk erg herkenbaar. Een nieuwe IT-toepassing wordt de organisatie ingereden zonder dat er een duidelijke visie is over nut en noodzaak. Het wordt al gauw gezien als een kunstje van afdeling IT of een overijverig bedrijfsonderdeel. Veelal is het ontbreken van een goede afstemming tussen vraag en aanbod de belangrijkste boosdoener.

Reden nr. 2: Matige technische implementatie

U heeft er goed over nagedacht, IT en de business hebben gezamenlijk duidelijke kaders neergezet en het beoogde product lijkt prima aan te sluiten bij de vraag. Maar dan volgt de moeizame implementatie. Ook na oplevering blijft het systeem maar piepen en kraken. Met als gevolg dat gebruikers het op alle mogelijke manieren omzeilen.

Reden nr. 3: Matige mentale implementatie

U heeft er niet alleen goed over nagedacht, ook de technische implementatie van de nieuwe IT toepassing ging uitstekend. Kortom, het systeem zoemt. Maar toch valt het gebruik tegen. En dat gebeurt vaker dan u denkt. Want hoewel voor u nut en noodzaak van de nieuwe IT-toepassing wel duidelijk zijn, is het voor de eindgebruiker heel simpel: What’s in it for me? Oftewel, wat wordt ik er beter van? Dit moet goed helder worden gemaakt (verleiden). Tegelijkertijd dient u de mogelijk alternatieve werkwijze zoveel mogelijk af te sluiten. Als u de papieren versie van de nieuwsbrief blijft handhaven, dan wordt het waarschijnlijk nooit wat met die digitale versie (verplichten).

Het zijn dus juist visie en (mentale) implementatie die het succes van de IT toepassing bepalen. Zonder dit loopt u kans dat u binnenkort de volgende, mislukte, hype binnenhaalt. Met veel frustratie en ‘IT moeheid’ tot gevolg. Waarmee de kans op een nieuw succesvol project weer kleiner is geworden. Beter dus wat langer voordenken voordat u straks moet nadenken hoe u de rommel weer moet opruimen.

2 thoughts on “De laatste IT hype: IT niet gebruiken!

  1. Pieter zegt:

    Samenwerken met de juiste partij is volgens ons een cruciale factor. Zij hebben namelijk de taak om de noden en visie van de onderneming te stroken met de functies binnen de IT toepassingen. Het is niet nodig om alle toeters en bellen te voorzien wanneer een bedrijf enkel de basisfuncties nodig heeft, dit zou voor gebruikers alleen maar een extra belemmering zijn om de toepassing effectief te gaan gebruiken.
    Verder moet het ook voor de gebruiker duidelijk zijn wat de voordelen van het gebruik van de toepassing zijn voor hem, gekoppeld aan een duidelijke training zodat alle functies gekend zijn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *