Gratis onderwijsversie van Office 365: niet geschikt voor iedereen

teleurstelling 2Microsoft biedt sinds kort onderwijsinstellingen de mogelijkheid om gratis gebruik te maken van Office 365. Je zou wel gek zijn als je daar niet op in zou gaan, toch?  Tenzij je voorkeur uitgaat naar Google apps, wat ook gratis is voor het onderwijs. Let echter op: de A2 versie van Office 365 die Microsoft gratis aanbiedt kent een aantal beperkingen waardoor het niet voor iedere onderwijsinstelling geschikt is, c.q. het noodzakelijk is om concessies te doen.

 

Beperkte opmaakmogelijkheden

Stel dat je een portal wilt vormgeven met behulp van Sharepoint online, dat onderdeel uitmaakt van Office 365. Houdt er dan rekening mee dat Sharepoint Designer geen onderdeel uitmaakt van de gratis versie van Office 365. Het is in dat kader bijvoorbeeld maar beperkt mogelijk om huisstijlelementen in te passen in je portal en op die manier een eigen look en feel te creëren.

 

Uitsluitend webversie Word, Excel, Powerpoint, Outlook

Bij de gratis versie kun je uitsluitend beschikken over de webversie van Word, Excel, Powerpoint en Outlook. Een versie die altijd beperktere functionaliteit heeft dan bijvoorbeeld OfficePro. Je moet er in dat kader wel voor zorgen dat meer geavanceerde gebruikers van deze toepassingen ook over een desktopversie van Office beschikken. Gelukkig kost deze relatief weinig voor onderwijsinstellingen. De desktopversie is uiteraard ook handig om te hebben op die momenten dat je geen internetverbinding hebt.

 

Geen koppeling met telefooncentrale mogelijk

Organisaties die naar Office 365 kijken met in hun achterhoofd dat ze straks wellicht met Lync kunnen gaan bellen, moeten zich beseffen dat de A2-versie geen mogelijkheid biedt om een koppeling te maken met een telefooncentrale. Op zich zijn er wel externe dienstverleners die dit vraagstuk kunnen omzeilen, maar dit is alleen interessant als je telefooncentrale al afgeschreven is. Anders wordt je geconfronteerd met versnelde afschrijvingen.

 

Geen Infopath voor het aanmaken van formulieren

Infopath, waarmee je formulieren kunt aanmaken ten behoeve van bijvoorbeeld selfservice van medewerkers, maakt geen onderdeel uit van de A2 versie van Office 365. Dit hoeft overigens geen probleem te zijn op het moment dat je bijvoorbeeld een ERP-systeem in gebruik heb dat deze functionaliteit wel biedt.

 

Maximaal 10.000 externe gebruikers per domein

Op het moment dat je bijvoorbeeld een portal wilt bouwen die ook gebruikt wordt door leerlingen en ouders, moet je er rekening mee houden dat “10.000” externe gebruikers toegestaan zijn per domein. Voor instellingen met maximaal 3000 leerlingen zou dit geen problemen mogen opleveren. Voor grotere instellingen betekent e.e.a. echter dat zij of alle leerlingen en ouders een account van school moeten geven (met alle beheersmatige consequenties van dien), dan wel meerdere domeinen moeten aanmaken (binnen een schoolbestuur bijvoorbeeld voor iedere school een eigen domein). Nadeel van dat laatste is dat het bijvoorbeeld niet mogelijk is agenda’s te delen. Je zou in dat geval voor medewerkers een apart domein in moeten richten.

 

Conclusie

De gratis A2 versie van Office 365 is een aantrekkelijke propositie voor onderwijsinstellingen. Het faciliteert het plaats- en tijdonafhankelijk werken op een geweldige manier. Voordat je als instelling de keuze maakt om er mee te gaan werken, moet je echter goed nagaan wat je er allemaal mee wilt gaan doen. Voordat je het weet blijkt niet alles te kunnen wat je wilt of blijk je de overstap te moeten maken naar de betaalde versie en dan gaat de teller ineens hard lopen. De betaalde versie is toch een paar Euro per maand per gebruiker. Een “traditionele” on premise oplossing kan dan zeker voor grote onderwijsinstellingen weleens goedkoper zijn.

4 thoughts on “Gratis onderwijsversie van Office 365: niet geschikt voor iedereen

  1. Henk Rikkengaa zegt:

    Dag Bert,

    Duidelijk stuk. Niet helemaal correct.

    Het is wel degelijk mogelijk SharePoint Designer (gratis te downloaden) te gebruiken bij Office 365 voor het onderwijs. Daar waar Designer voorheen met name gebruikt werd voor ontwerp (vandaar de naam) is het nu slechts een lokaal geïnstalleerd verlengstuk van SharePoint Online.

    Alle mogelijke instellingen zijn zowel via Designer als in de ‘nieuwe’ online design-functionaliteit beschikbaar. Daarnaast kun je per onderdeel de opmaak van een SharePoint inrichting bepalen of als je de hele look-en-feel om wilt gooien de zgn. masterpage vervangen.

    Verder is Infopath dankzij de nieuwe werkstroominstellingen in bijna alle gevallen niet meer nodig.

    Groet Henk

  2. Jan Ligtenberg zegt:

    Dag Bert,

    Het stukje van SharePoint Designer (SPD) klopt idd niet. Naast de vormgeving kun je ook werkstromen definiëren met SPD.

    De gebruiker die in Office 365 een formulier wil ontwerpen moet beschikken over een A3-licentie. Dus voor die ene ontwerper betaal je een paar Euro extra.

    Misschien ook goed om de voordelen van Skydrive Pro en OneNote nog te noemen.
    Tel je dit alles bij elkaar op dan is het toch zeker een heel interessant product!

  3. Mike Platvoet zegt:

    Natuurlijk is deze blog al weer verouderd en zijn we inmiddels drie jaar verder. Alle argumenten die hierboven worden vermeld zijn niet meer van toepassing.
    – je kunt gebruik maken van Office proplus voor onderwijs (gratis)
    – Infopath en SPD zijn gewoon beschikbaar (maar zullen snel verdwijnen – er komt een nieuwe optie)
    – Er is een E5 versie beschikbaar (niet gratis) met koppeling telefooncentrale.
    – Er is geen beperking meer voor het aantal externe gebruikers.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *