Gaat u voor efficiëntie of kwaliteit?

beslissing ICT kwaliteit efficiëntieWaarop beslist u als blijkt dat om capaciteits- of bezuinigingsredenen projecten moeten worden geschrapt of zelfs stopgezet?

Stel dat u inzicht heeft in het kostenvoordeel dat een IT-project oplevert of de kwaliteitsverbetering die het IT-project mogelijk maakt. Dan weet u of het IT-project een ‘efficiëntie project’ is, het levert een besparing op of maakt groei mogelijk zonder extra kosten. Of het IT-project is een ‘kwaliteitsproject’, het IT-project levert geen besparing op, maar verhoogt de kwaliteit van bijvoorbeeld het onderwijs.

In de praktijk merk ik dat men vaak niet weet of het nu gaat om een ‘kwaliteitsproject’ of een ‘efficiëntie-project’ (of een combinatie). Inzicht in de projectkosten hebben we, maar welke resultaat het project zou moeten opleveren is niet zodanig gespecificeerd dat dit tegenover de kosten kan worden geplaatst. Als dat inzicht er wel is en concreet wordt gemaakt, kan dat u beslissing sterk beïnvloeden.

Stel u moet kiezen tussen twee IT-projecten. Beide IT-projecten leveren een productiviteitsverbetering op dat overeenkomt met 4 FTE. Het verschil tussen de productiviteitsverbetering van beide projecten is:

  • IT-project 1 levert een productiviteitsverbetering op van 4 FTE op de afdeling administratie met 10 fulltime medewerkers.
  • IT-project 2 levert een productiviteitsverbetering op van gemiddeld 1 uur voor 160 docenten. Totaal komt dat overeen met 4 FTE aan urenbesparing.

IT-project 1 levert een directe kostenbesparing op. Immers de bezetting op de afdeling kan met 4 fulltime medewerkers worden gereduceerd of de werkbelasting op de afdeling kan voor 4 FTE toenemen zonder extra medewerkers in dienst te nemen. Daarmee is dit project een ‘efficiëntie-project’.

IT-project 2 levert een mogelijke kwaliteitsverbetering op. Dit omdat de 160 medewerkers gemiddeld 1 uur per week productiever kunnen zijn en kunnen besteden aan het verbeteren van onderwijs. Daarmee is IT-project 2 een ‘kwaliteits-project’, het levert u geen directe besparing op.

Met dit inzicht en de uitdaging waar u voor staat is het eenvoudig om te beslissen welk project door moet gaan.

Het gaat u om de efficiëntie of de kwaliteit!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *