Een beetje IT’er zegt nooit nee

vooruitgang IT regie EV grasmaaierVan de week had ik een overleg met een IT-afdeling om te achterhalen hoe het nu komt dat IT-projecten stagneren. Het gevolg van dit stagneren is dat de kwaliteit en functionaliteit van IT in het geding komt.

Wat gebeurde er in het overleg… een aantal van de genodigde IT’ers kwam niet opdagen. Een mooiere praktijkcase kon mij op dat moment niet worden aangeleverd. Hoe komt het nu dat jullie collega’s er niet zijn, was de vraag. De reactie van de aanwezige IT’ers was; omdat er een storing is en omdat de financieel controller een leverancier had uitgenodigd om aanpassingen uit te voeren aan de inrichting van het financieel systeem. Die leverancier moest toegang worden verleend tot de testomgeving. Wij IT’ers zijn gewoon heel druk, we komen nergens aan toe. We komen altijd tijd te kort.

Dergelijke reacties zijn van alle dag, niet alleen bij de school waar we het overleg met de IT-afdeling hadden. Nu ging het om een overleg waarbij een aantal IT-‘ers afwezig waren, het had net zo goed kunnen plaatsvinden tijdens een gezamenlijke activiteit aan een project. Gevolg daarvan is dat de uitvoering van het project vertraagd.

Dat IT’ers ‘geen tijd’ hebben is volgens mij te wijten aan twee belangrijke oorzaken:

  1. Ad-hoc werkzaamheden (bijvoorbeeld oplossen van storingen) en niet ad-hoc werkzaamheden (bijdragen aan een project) zijn niet te combineren in de taakstelling van bijvoorbeeld een systeembeheerder.
  2. De IT’ers doen meer dan nodig.

U begrijpt dat de voortgang van een project al snel in het geding komt als de mensen die daar een bijdrage aan moeten leveren met grote regelmaat de activiteiten voor het project moeten staken door noodzakelijke ad-hoc werkzaamheden als oplossen van storingen. Daarmee is het uitvoeren van ad-hoc werkzaamheden als storingen naar mijn mening moeilijk te combineren met bijvoorbeeld uitvoeren van projecten.

IT-‘ers zijn over het algemeen zeer gedreven om te helpen. Daarnaast voelen zij zich zeer verantwoordelijk voor de IT en ze zijn enorm geïnteresseerd in techniek. Dit maakt dat IT’ers veel te vaak meegaan in zaken die zij eigenlijk helemaal niet moeten doen. Zo bleek ook tijdens het overleg. De IT’er die de leverancier toegang moest geven tot de testomgeving, wat zo’n vijf minuten zou duren, was niet klaar toen de toegang was verleend. De controller deelde mee dat de IT’er de leverancier verder zou begeleiden bij het testen. Die beste IT’er had daar helemaal geen tijd voor en had evenmin vooraf een agendaverzoek en instructie gekregen. Maar ja als IT’er zeg je geen nee en je wilt de niet controller teleurstellen dus… nadat de toegang was verleend zat de IT’er anderhalf uur met de leverancier ‘opgezadeld’ terwijl hij eigenlijk in ons overleg zou moeten deelnemen. En dat overleg ging over…

Wilt u zo’n ‘kip–ei’ impasse doorbreken? Dan is daadkracht en leiderschap nodig. Dit om in de organisatie de taken en rollen zodanig te beleggen dat u regie kunt voeren op de IT en daarmee de vooruitgang van uw organisatie kunt realiseren.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *