Is uitbesteden van IT te duur?

duurderDe snelheid waarmee informatietechnologie zich ontwikkelt en de verdere toename van de complexiteit heeft er de afgelopen jaren voor gezorgd dat steeds meer organisaties (delen van) de IT uitbesteden. Zo ook binnen het onderwijs. Maar zeker niet altijd tot volle tevredenheid. Waar vroeger de (technische) kwaliteit van IT-dienstverleners nogal eens te wensen overliet zien we nu de aandacht verschuiven naar het kostenaspect. ‘Het is te duur’. En dat is eigenlijk best wel gek.

IT-dienstverleners leveren veelal vergaand gestandaardiseerde diensten om een zo hoog mogelijke beschikbaarheid te kunnen bieden. Met als bijkomend voordeel dat het voor relatief lage kosten kan worden geleverd. Want massa is kassa! Dit is precies het model achter het fenomeen cloudcomputing. Tegelijkertijd moeten we dit ook niet overdrijven. Nog even los van het feit dat puur vanuit kosten geredeneerd uitbesteden een verkeerd uitgangspunt is, is het totaal aan IT-dienstverlening in een uitbestede vorm niet heel veel goedkoper. Maar in de praktijk blijken de kosten, vaak achteraf, toch (veel) hoger te zijn dan begroot. Hoe komt dat toch?

De reden hiervoor ligt vaak in het aspect flexibiliteit. Flexibiliteit kost namelijk geld, helemaal als je hier vooraf niet goed over nadenkt. Vaak wordt middels een aanbesteding een dienstverlener geselecteerd voor het uitvoeren van een nauwkeurig beschreven dienst voor een periode van meerdere jaren. Maar als de gewenste dienst gedurende de looptijd van de overeenkomst wijzigt dan kunnen de gevolgen hiervan behoorlijk in de papieren lopen. U heeft bijvoorbeeld een overeenkomst voor het beheer van PC’s maar stapt in het tweede jaar van de overeenkomst over op tablets. Of alle applicaties worden vervangen door webbased applicaties. Kortom, er wijzigt iets en de dienstverlener zal ook iets moeten wijzigen. En dat kost geld. Want die dienstverlener is uitgegaan van het leveren van een beschreven vastomlijnde dienst en u heeft nooit gezegd dat het mogelijk wel eens meer, minder of anders zou kunnen worden.

Een goed voorbeeld betreft de claim die afvalverwerker Attero recent bij de gezamenlijke Brabantse gemeentes neerlegde. Reden hiervoor was dat de gemeentes minder restafval aan Attero hebben aangeboden dan contractueel was overeengekomen. De reden? Een zeer succesvolle campagne om afval beter te scheiden. Tsja, dat is wel zuur. Tegelijkertijd is er dus blijkbaar in de aanbesteding geen rekening gehouden met de mogelijkheid dat er iets zou kunnen wijzigen. Maar is dat te voorkomen?

Nu kan je nooit alle veranderingen die mogelijk in de aankomende vijf jaar gaan plaatsvinden onderbrengen in een overeenkomst met een IT-dienstverlener. Maar het is wel degelijk mogelijk om een aantal belangrijke variabelen op te nemen. ‘Wat zijn de minder/meerkosten als het aantal beheerde PC’s de aankomende drie jaar met 50% daalt’. En zo zijn er meer te bedenken. Waar het omgaat is dat u de noodzakelijke flexibiliteit al vooraf vastlegt zonder daarvoor de hoofdprijs te betalen. Een kwestie van goed voordenken dus.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *