Commissie ICT & de 8 gouden regels voor succesvolle IT-projecten

Succesvolle IT-projectenLaat de vos niet op de kippen passen! Deze wijsheid speelt een belangrijke rol bij de hoorzittingen van de tijdelijke commissie ICT van de Tweede Kamer, die onderzoek doet naar falen en verbeteren van IT-projecten bij de overheid. De beeldspraak komt bij diverse hoorzittingen terug, maar komt oorspronkelijk uit een expertmeeting waarbij een van de gehoorde deskundigen vindt dat de overheid bij IT-projecten het bewaken van het projectbudget teveel overlaat aan de leverancier. En dat heeft hetzelfde effect als de vos op je kippen laten passen: dat kost veel kippen.

De verslagen van de zittingen zijn zonder meer boeiend en, voor de liefhebber, ook vermakelijk. Het boeiende zit hem in het feit dat er vele miljoenen overheidsgeld besteed worden zonder dat de overheid daarbij lijkt te leren van eerder gemaakte fouten. De belangrijkste fouten die worden genoemd zijn:  er is te weinig kennis voor een goede aansturing van leveranciers, de overheid schrijft teveel voor hoe iets moet worden gemaakt en er worden geen goede kosten-baten analyses vooraf gemaakt. De voormalige Rijks-CIO Maarten Hillenaar geeft enig tegenwicht: hij wijst er op dat het langzaam beter gaat met de samenwerking binnen het Rijk en dat projecten beter worden beoordeeld op financiële aspecten. De vos krijgt al minder kans de kippen te verschalken.

Voor verbetering van IT-projecten kan gebruikt worden gemaakt van de regels van een slimme vos: Franklin D. Raines, die in 1996, als directeur van het Office of Management and Budget van de Amerikaanse regering, in acht regels samenvatte waar ieder IT-investeringsvoorstel aan moest voldoen. Raines’ rules, zoals ze sindsdien kortweg heten, waren toen, en zijn nog steeds, een uitstekend hulpmiddel om tot een valide business case voor een IT-project te komen. Dit zijn ze:

 

  1. Investeringen moeten kerntaken en/of processen van de organisatie ondersteunen.
  2. Investeringen moeten alleen worden gedaan als andere publieke dan wel private organisaties de taak of het proces niet efficiënter kunnen uitvoeren.
  3. Investeringen moeten processen ondersteunen nadat deze eerst simpeler, goedkoper, en effectiever gemaakt zijn.
  4. Investeringen moeten een aantoonbaar beter rendement hebben dan bij (her)gebruik van reeds beschikbare voorzieningen binnen de overheid.
  5. Investeringen moeten consistent zijn met al ontwikkelde informatiearchitecturen.
  6. Investeringen moeten risico’s beperken door: bij voorkeur geen maatwerk te leveren; het testen van pilots, simulaties of prototypes voordat oplossingen in productie gaan; vooraf te bepalen wat succes betekent, dat meten, en verantwoorden, en vroege buy-in van de gebruikers.
  7. Investeringen moeten geïmplementeerd worden in gefaseerde, zo klein mogelijke deeloplossingen die elk een aantoonbaar rendement hebben onafhankelijk van nog te realiseren gedeeltes.
  8. Investeringen moeten een aankoopstrategie volgen die risico’s tussen opdrachtgever en opdrachtnemer balanceert, effectief het middel van concurrentie inzet, betaling aan behaalde resultaten koppelt, en maximaal gebruik maakt van bestaande commercieel beschikbare technologie.

Een uitstekend hulpmiddel voor IT-investeringsbeslissingen. Toch moeten ook deze regels natuurlijk niet worden toegepast als de spreekwoordelijke kip zonder kop. Het is een hulpmiddel voor beslissingen die vragen om een gedegen onderzoek en analyse. Daarover zullen de tijdelijke commissie ICT en de gehoorden het eens zijn. Laat dan die vos maar komen.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *