Uitbesteden van IT: een gelukkig huwelijk of een vechtscheiding?

scheur_contractSteeds meer onderwijsinstellingen kiezen ervoor om het beheer van de IT uit te besteden. Op zich een verstandige keuze, het beheren van een IT infrastructuur is geen kerntaak van het onderwijs. Daarnaast wordt IT steeds ingewikkelder. Dat is een bekende paradox in de informatietechnologie. IT lijkt steeds eenvoudiger te worden (iedereen kan een tablet bedienen), maar de onderliggende technologie wordt juist steeds complexer. En dat kan je dan dus beter door een specialist laten uitvoeren. Dat lijkt logisch maar toch gaat het vaak fout. Te vaak blijkt de gekozen leverancier uiteindelijk toch niet de gedroomde ‘partner’ te zijn en lijkt de samenwerking zich al snel richting een vechtscheiding te begeven.

Het proces van uitbesteden van IT begint met het nadenken over wat voor soort partij we nou eigenlijk zouden willen hebben. Ook ik zie regelmatig ronkende notities waarin gesproken wordt over ‘strategisch partnership’ en een IT dienstverlener die vooral ‘flexibel’ moet zijn. Klinkt mooi, maar vaak blijft het daar wel bij. Want veel van deze notities worden vervolgens gevolgd door een bestek met vooral keiharde eisen. Met daarbij een in beton gegoten overeenkomst waarin precies is vastgelegd wat we de aankomende jaren gaan doen en betalen. En vervolgens gaan we klagen dat de dienstverlener zich zo star opstelt. Tsja…

Voorafgaand aan de keuze voor een IT dienstverlener en het hele proces daarnaar toe moet u vooral eerst zelf in de spiegel kijken. Ten eerste moet u zich afvragen of u wel zo’n strategisch partnership nodig heeft. Een partij die voor u de internetverbinding beheert moet vooral strak op beschikbaarheid en kosten worden gestuurd. Maar die dienstverlener die al uw werkplekken beheert, dat is andere koek. Want die werkplekken zijn nu wellicht PC’s maar worden mogelijk de aankomende jaren vervangen door een mix van hele andere apparaten die ook een geheel ander beheer vragen. Kortom, de dienstverlener moet met u mee bewegen. En dat kan je dus niet vangen in een bestek.

Als u echt een flexibele IT dienstverlener als partner wilt dan moet u dat van het eerste moment ook duidelijk maken. Neem in uw aanvraag niet alleen eisen maar vooral ook open vragen op. Vragen waarop de dienstverlener zich echt inhoudelijk kan onderscheiden. Waardeer dit ook dusdanig dat dit in de beoordeling ook echt gewicht in de schaal legt. En stel een overeenkomst op die ook daadwerkelijk kan meebewegen. Dit alles is niet eenvoudig maar alleen zo komt u tot die gedroomde samenwerking. Want samenwerken doe je namelijk met elkaar.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *