Digitaal samenwerken? Waar begin je?

Het management wil papierloos vergaderen. De projectgroep wil efficiënt documenten kunnen delen. Studenten, leerlingen en docenten willen samenwerken aan een opdracht.

Talloze voorbeelden zijn er met de achterliggende wens om efficiënter samen te werken. Vaak wordt snel gegrepen naar een middel. Echter, stap één is na te denken over wat we beogen met die (digitale) samenwerking. Minder papier? Veilige uitwisseling van gegevens? Samen aan hetzelfde document kunnen werken? Is dan papierloos vergaderen nog steeds de oplossing?

Samenwerken doen we allemaal. Alleen zijn we er ons niet altijd bewust wat samenwerken inhoud en dat maakt dat we moeten oppassen voor een verkokerde kijk op samenwerken. Bijvoorbeeld vergaderen. Het management denkt dat vergaderingen efficiënter kunnen en introduceert ‘papierloos vergaderen’. Er zijn heel wat gratis en betaalde diensten als iBabs, Petear, Jeffmeetings e.d. direct beschikbaar. Dus we kunnen zo aan de slag, toch?

Zo’n ‘digitale vergaderoplossing’ lijkt best te werken maar de kans is groot dat we na verloop van tijd tegen wat praktische problemen aanlopen. Zoals: willen we een specifiek document terugvinden dan moeten we op de vergadersite of vergader-App zoeken en wellicht ook nog op andere plaatsen als op het netwerk. En ook: wat is de laatste en juiste versie van het document, wetende dat versiebeheer lang niet altijd netjes wordt bijgehouden? Groot kans dat dat ene lid van de vergadering dat nog altijd (tegen de zin van het management in) met zijn dossiermap binnenkomt, uitkomst moet bieden.

denk groot maar begin klein samenwerking IT Transitie verander management EV productiviteit

Wil je toekomstbestendig en succesvol digitaal samenwerken begin dan met nadenken over het doel je daarbij hebt en met wie en op welke gebieden je wilt samenwerken. Leg de nadruk op wat in de samenwerking wordt beoogd en hoe grip te houden op de informatie en uitwisseling daarvan.

Dit is de derde bijdrage in een serie blogs over digitaal samenwerken.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *