De noodzakelijke wrijving van projecten in een organisatie

Een belangrijke uitdaging voor organisaties is om balans te vinden tussen het behouden van de bedrijfsvoering enerzijds en anderzijds bij te blijven bij nieuwe ontwikkelingen.

Nu het tempo van technologische verandering zo hoog ligt, kiezen veel organisaties ervoor IT-ontwikkelingen deels uit te besteden aan professionals. Zo ontstaan IT-projectgroepen in organisaties waarin externe experts samenwerken met medewerkers. Dat gaat niet altijd zonder slag of stoot.

project vs business

De IT-projectgroep werkt op basis van resultaten, niet op basis van aanwezigheid of productie bijvoorbeeld zoals dat bij ‘business as usual’ vaak het geval is. Dat kan voor medewerkers best even wennen zijn.

Stel, de IT-projectgroep heeft tot taak gekregen met ingang van seizoen 2015/2016 alle nieuwe brugklasleerlingen van een tablet te voorzien en daarbij de noodzakelijk digitale leermiddelen ter beschikking te stellen. Er is een budget, directie is akkoord. De projectgroep kan van start.

De leerkrachten in de IT-projectgroep hebben er zin in. Er is veel werk te doen, maar er is door de directie voor compensatie gezorgd en bovendien lijken de uren aan het begin van het project ruim voldoende voor het klaren van de klus. Maar al snel komen er andere tijden. De leverancier van de tablets gaat failliet, het vinden van goede digitale leermiddelen valt tegen en dat net in een drukke tijd met rapportvergaderingen. De leerkrachten komen in de knel. Het onderwijs (productie)heeft voorrang, dus sorry project: nu even niet.

De projectmanager kent zijn plaats: hij werkt ALTIJD en UITSLUITEND ten behoeve van de doelstelling van de organisatie. Dat doel is nooit werken met tablets (zijn projectresultaat).

Dus komt de rol van de opdrachtgever om de hoek kijken, vaak de directie. Die bekijkt de knelpunten die zijn ontstaan: had de – vaak externe – projectmanager zijn ‘resources’ (mensen, middelen) goed gepland? Hoe zit het met de werkdruk van de medewerkers in de projectgroep?

Vaak ontstaan dan de goede discussies en wordt gesproken over prioriteren, verbeteren, efficiënter werken. Medewerkers die inmiddels vanuit het project en vanuit de ‘business’ kunnen denken zijn daarbij heel waardevol. Ook de projectmanager heeft een belangrijke rol in het adviseren van de directie en kan daarbij gevraagd worden diverse scenario’s uit te werken.

Het besluit ligt echter altijd in handen van de directie.

untitled

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *