Office 365 als onderdeel van een cloudbased strategie

Office365Steeds meer onderwijsorganisaties maken de overgang naar Office 365. Dit vanuit de wens meer webbased te werken en op die manier de flexibiliteit te verhogen. Maar hoe ver moet je gaan in je cloudbased strategie en wat zijn dan aandachtspunten?

 

Wat is Office 365 eigenlijk?

Office 365 bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Webapps van Word, Excel, Powerpoint en OneNote.
  • Exchange Online met een webbased functie voor mail, agenda, taken en contactpersonen.
  • Sharepoint Online met o.a. persoonlijke profielen, gepersonaliseerde portals, het opslaan en delen van documenten, discussies en polls, zoekfunctie;
  • Skype for business Online (voorheen Lync) ten behoeve van instant messaging (chat), een audio- of videogesprek voeren en online vergaderingen houden, delen van het bureaublad en de toepassingen daarop, creëren van een online whiteboard.

 

Wat is de functionele meerwaarde van Office 365 i.r.t. een cloudbased strategie?

Eén van de belangrijkste kenmerken van Office 365 is dat het webbased is. Daarmee ondersteunt het het “any time, any place en met any device” werken en onderscheid het zich van Office 2013, Sharepoint 2013 en Skype for business.

Vanwege de portalfunctionaliteit die binnen Sharepoint Online aanwezig is, kan Office 365 een belangrijke rol spelen in een webbased strategie. Door als onderwijsorganisatie al je bestanden in Sharepoint Online te plaatsen zijn deze altijd en overal te benaderen. De portalfunctionaliteit binnen Sharepoint Online biedt o.a. de mogelijkheid om een “bureaublad” te realiseren van waaruit je allerlei webbased toepassingen kunt benaderen (waaronder de webbased varianten van Word, Excel, Powerpoint, OneNote, mail en agenda).

 

Wat zijn aandachtspunten wanneer je voorgaande wilt realiseren?

Met name wanneer je bijvoorbeeld al je bestanden in Office 365 wilt plaatsen om er op die manier altijd en vanaf elke locatie bij te kunnen, zijn er belangrijke aandachtspunten:

  • Voor een grotere onderwijsorganisatie geldt dat je moet voorkomen dat het aanmaken van gebruikers en het autorisatiebeheer handwerk is. Raadzaam is om in dit kader een tool als UMRA in te zetten waarmee koppelingen met het leerlingadministratie- en personeelsadministratiesysteem kunnen worden gerealiseerd en waarmee je gebruikersprofielen kunt beheren.
  • Je moet goed nadenken in hoeverre je reeds bestaande bestanden wilt overzetten naar Sharepoint Online. Er zijn onderwijsinstellingen die er voor kiezen om alleen nieuwe bestanden in de nieuwe omgeving te plaatsen, maar er kunnen ook redenen zijn om reeds bestaande bestanden over te zetten naar Sharepoint Online. Omdat Office 365 een zogenaamde multi-tennant oplossing is, is het in dat laatste geval niet mogelijk om onbeperkt grote hoeveelheden data naar deze omgeving weg te schrijven. Dit heeft als consequentie dat een organisatie met bijvoorbeeld 3 TB aan data ca 3 maanden moet uittrekken voor de datamigratie. Of met een externe harde schijf onder de arm naar Dublin moet vliegen. Alternatief is dat je eindgebruikers bijvoorbeeld een half jaar de tijd geeft om hun bestanden te migreren, maar dit kan weer leiden tot ongewenste netwerkbelasting.
  • Binnen Sharepoint Online kan worden gewerkt met een mappenstructuur (als onderdeel van een bibliotheekstructuur), maar dit is eigenlijk niet de bedoeling. De gedachte achter Sharepoint Online is namelijk dat je documenten “met elkaar deelt, tenzij ..”. In dat kader is het eigenlijk de bedoeling dat je zo min mogelijk met mappen werkt, maar documenten juist in één grote database plaats en ze vindbaar maakt middels metadatering. Het inrichten van een metadata-structuur is geen eenvoudige klus en er zijn in het onderwijs nog maar weinig goede voorbeelden.
  • Gedachte achter Sharepoint Online is ook dat een document nog maar één keer wordt opgeslagen, en niet zoals nu vaak gebeurt op tientallen plaatsen tegelijk. In dat kader wil je eigenlijk voorkomen dat in geval van datamigratie een bepaald document toch tientallen malen naar Sharepoint Online gemigreerd wordt. Vraag is hoe je dit kunt voorkomen. Dit vraagt als snel om de inzet van migratietools en dan nog leidt het tot ingewikkelde discussies.

 

Wanneer je zoals hiervoor beschreven als onderdeel van een cloudbased strategie gebruik wilt maken van de mogelijkheden die Sharepoint Online biedt om een nieuw bureaublad te realiseren van waaruit webbased toepassingen kunnen worden benaderd, ontstaat ook de discussie over de wenselijkheid van “single sign on”. Immers: wat is er mooier dan dat je vanuit een (al dan niet gepersonaliseerde) portal binnen Sharepoint Online allerlei webbased toepassingen kunt benaderen zonder dat je voor die toepassingen apart moet inloggen? Dit is functionaliteit die Basispoort in zekere zin al biedt voor het PO, maar niet alle webbased toepassingen hangen achter Basispoort.

Om “single sign on” los van Basispoort te realiseren zul je ook weer een toepassing als UMRA moeten inzetten.

Tot slot: denk niet dat wanneer je met Office 365 werkt, je volledig zonder Office 2013 en Outlook kunt. De lokale versies van Word, Excel, Powerpoint en Outlook blijven nodig voor de meer geavanceerde gebruikers. Dit doordat de online versies slechts beperkte functionaliteit hebben. Voordeel van Office 2013 is wel dat het goed geïntegreerd is met Office 365. Beter dan Office 2010. Als je als organisatie met Office 365 wilt gaan werken is het dan ook eigenlijk een must om ook de overgang te maken naar Office 2013.

 

Moet je het dan wel willen?

Voorgaande kan de vraag oproepen of je als onderwijsorganisatie Office 365 wel moet willen inzetten op de manier zoals hiervoor beschreven. Hetzelfde geldt wanneer je als organisatie overweegt de overgang te maken naar Google Apps, waarmee je natuurlijk grotendeels hetzelfde kunt realiseren.

E.e.a. is sterk afhankelijk van de waarde die je hecht aan een cloudbased strategie. Wanneer het niet je streven is om volledig cloudbased te werken, kun je je afvragen of je voorgaande uitdagingen allemaal aan wilt gaan. Je zou de inzet van Office 365 dan ook kunnen beperken tot het gebruik van mail en agenda en het inrichten van een aantal bovenschoolse samenwerkingsomgevingen.

Door te kiezen voor volledig cloudbased werken wordt je als organisatie echter wel veel flexibeler. De mogelijkheden op het gebied van bring your own device nemen bijvoorbeeld toe en bovendien komen er nieuwe beheerconcepten binnen handbereik waarbij je als onderwijsorganisatie veel meer de regie in handen kunt nemen.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *