Online samenwerken, standaard of maatwerk

Online samenwerkingsomgevingen als Office365 en Google Apps kun je vergelijken met een bedrijfsverzamelgebouw. In Office365 en Google Apps kun je werkruimte huren, net als in zo’n bedrijfsverzamelgebouw. Wil je gebruik maken van de werkruimte dan moet je die eerst inrichten. Er is ten minste een ‘bibliotheek’ nodig voor de data en wellicht ook restricties op de toegang tot de data. De vraag is of je de lege ruimte gaat inrichten met standaard modules of maatwerk oplossingen.

maatwerk standaard samenwerken EV 365 AppsVoor online samenwerken is een standaard inrichting snel beschikbaar en is in de regel goedkoper in aanschaf en onderhoud  dan maatwerk. Nadeel van standaard is dat het wellicht niet 100% aansluit op de functionele behoefte of manier van werken.

Maatwerk zal (indien de behoefte goed is geïnventariseerd) beter aansluiten op de functionele behoefte en manier van werken. Maatwerk is daarin tegen minder snel dan een standaard oplossing beschikbaar. Daarnaast heeft maatwerk een nadeel voor wat betreft de continuïteit. Stel dat Microsoft als verhuurder van het bedrijfsverzamelgebouw ‘Office365’ besluit andere of aanvullende eisen te stellen aan toegangsverlening. Dergelijke veranderingen kunnen niet worden tegengehouden. Hoe ‘exotischer’ je maatwerkoplossing, des te groter de kans dat de maatwerkoplossing niet meer werkt.

Het valt mij op dat als men net begint met online (of digitaal) samenwerken men te veel wil. Alles wat mogelijk is moet in de werkruimte worden ingericht want het is o zo handig en het moet natuurlijk aansluiten op onze manier van werken. Om dat te realiseren is al gauw maatwerk inrichting nodig. We zouden meer de focus op realisme en effectiviteit moeten leggen, in plaats van op de techniek met al zijn mogelijkheden.

Er zijn helaas veel mislukkingen in digitaal online samenwerken die bewijzen dat veel maatwerk en technische oriëntatie niet werkt.

Dit is de achtste bijdrage in een serie blogs over digitaal samenwerken.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *