Is contractmanagement een vak?

contractmanagementOrganisaties maken meer en meer gebruik van de cloud. Magister, ParnasSys, AFAS, Eduarte, webshops, service desk systeem, Mobile Device Management, Office365, Azure en ga zo maar door, het komt allemaal uit de cloud. Voorheen was het allemaal een stuk overzichtelijker, u kocht hard- en software en verrichtte zelf het onderhoud. Afdeling ICT regelde de inkoop, sloot een koopovereenkomst af en dan was het klaar.

Met een cloudstrategie waarin waarbij u zaken doet met een scala van leveranciers ligt dit anders. De balans van IT-middelen leveren slaat om naar het leveren van een IT-dienst. In de dagelijkse praktijk horen we vaak dat organisaties ontevreden zijn over de geleverde mate van dienstverlening. ‘Toen we alles nog zelf deden ging het veel beter’, wordt er dan spijtig gezucht. Termen als ‘te langzaam’, ‘te duur’, ‘inflexibel’, ‘geen aansluiting met de vraag’ wordt er dan over de leverancier gezegd. De leverancier vindt vaak dat de klant hen niet begrijpt en niet weet wat deze wil. Beide zijn te goeder trouw maar begrijpen elkaar niet. ‘We dachten dat we blauwe dozen zouden krijgen en krijgen rode dozen geleverd.’

Als je daar dan op door vraagt blijkt vaak dat de onderlinge verwachtingen tussen afnemer en leverancier niet of onvoldoende afgestemd op elkaar zijn of dat het toezicht hierop verwaarloosd is of zelf helemaal niet uitgevoerd wordt.

En juist daar komt de rol van de contractmanagement om de hoek kijken. Contractmanagement monitort continue of de wederzijdse verwachtingen in de pas blijven lopen en stuurt zo nodig bij. Voorwaarde is wel dat bij de aanbesteding de verwachtingspatronen adequaat vastgelegd zijn. Een goed Programma van Eisen inclusief strak omschreven service levels en een bijpassend ‘dossier afspraken en procedures’ (DAP) zijn dan ook een must. Daarnaast heeft de contractmanager een ticketing systeem, een network monitoring systeem en leveranciers onafhankelijke gegenereerde managementrapportages nodig om zijn werk goed te doen.

Contractmanagement_homepage3

Met name in een cloudomgeving waar een scala aan leveranciers diensten aan u levert is professioneel contractmanagement vereist. Contractmanagement maakt deel uit van uw regieorganisatie. De contractmanager heeft kennis van zaken van de gemaakte afspraken met alle leveranciers en moet tot op zeker mate materiedeskundig zijn om een volwaardige gesprekspartner te zijn. De vraag is vervolgens hoeveel tijd kost dit en of we daar iemand voor in dienst nemen.

Een goede IT-contractmanager kan veel werk verzetten maar heeft u wel voldoende werk om hem/haar full-time bezig te houden? Het er even bij doen betekent een verwatering van de kwaliteit en derhalve het eindresultaat op gebruikersniveau. IT-contractmanagement is een echt vak voor specialisten en van cruciaal belang voor de kwaliteit van de IT-dienstverlening. Op decentraal niveau is deze rol niet te vervullen, dit zal al snel centraal belegd moeten worden. Het dilemma wordt dan: maken we er een combinatiefunctie van, gaan we IT-contractmanagement outtasken of gaan we een contractmanager met lokale bevriende relaties delen? Eén ding staat wat mij betreft vast: de cloud en IT-dienstverlening vraagt onomstotelijk om gedegen contractmanagement, iets wat je er niet zo maar even bij doet!

 

SourcingLifeCycle

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *