Terug van vakantie: wachtwoord vergeten?

TWachtwoord vergetensja, terug van vakantie en weer aan het werk. Alles losgelaten (duurt meestal een week) heerlijk ontspannen en even nergens meer aan gedacht voor wat betreft het werk. En dan de eerste werkdag. Inloggen om de onvermijdelijke berg van e-mails weg te werken. Maar wat was ook al weer mijn wachtwoord? Drie keer proberen en dan wordt meestal het account afgesloten. Dan maar de servicedesk bellen.

Hoogstwaarschijnlijk is deze overbelast en komt u in een lange wachtrij terecht. Frustratie neemt snel toe. Weg vakantie-effect! Simpelweg omdat u niet de enige bent die z’n wachtwoord vergeten is. 75% van de gebruikers is namelijk na een paar weken vakantie z’n wachtwoord vergeten. Nou, zult u zeggen, wij gebruiken Office 365 en daar zit een selfservice wachtwoord reset in. Geen probleem dus!

Helaas geldt dit alleen voor de collega’s die de moeite hebben genomen om een 2e e-mailadres en/of mobielnummer voor het ontvangen van een SMS met resetgegevens te registreren. De praktijk leert dat 60% van de gebruikers dit nog niet gedaan heeft. En dan rest er maar één remedie en dat is de servicedesk bellen en lijdzaam in de rij gaan staan voor een wachtwoord reset. Bovendien laat het oplossen van echte storingen langer op zich wachten omdat de servicedesk daar simpelweg geen tijd voor heeft.

Gelukkig zijn er oplossingen. In uw bronsystemen zoals AFAS/EXACT/ParnasSys/Magister zijn waarschijnlijk de mobiele nummers en/of privé e-mailadressen al een keer opgeslagen. Deze gegevens kunnen gebruikt worden voor een selfservice wachtwoord reset. Dat wil zeggen als u gebruik maakt van een Identity & Access Management systeem (IAM). Een dergelijk systeem combineert de gegevens uit uw bronsystemen en bepaalt geautomatiseerd door middel van rollen en rechten de onderliggende systemen zoals Office 365 en uw ELO. De voordelen van een IAM systeem zijn:

  • gebruikersinformatie is altijd identiek in alle systemen (denk aan in\uit dienst treden, scheiden, trouwen enz). Meestal is dit het betere handwerk om dit in alle systemen door te voeren. En hoeveel e-mailadressen zijn er bij u nog actief van medewerkers die al lang uit dienst zijn?
  • wijzigingen in een bronsysteem worden overal geautomatiseerd doorgevoerd
  • mogelijkheden voor eenmaal inloggen en vervolgens toegang tot de systemen van de organisatie (Single Sign On/SSO)Identity & access management
  • selfservice wachtwoord reset.

De laatste is eigenlijk niet waarom een IAM systeem primair ingezet wordt maar biedt wel een significant voordeel voor de gebruiker. Een wachtwoord reset is dan mogelijk door middel van een e-mail naar een privémailadres of een SMS naar een 06-nummer zolang deze gegevens maar in een van de bronsystemen aanwezig is en dat is meestal wel het geval.

Hoeveel FTE kost het u om brongegevens consistent te houden en te muteren in alle systemen? Door de inzet van een IAM-systeem gaat de kwaliteit van gegevens omhoog en wordt de druk op de servicedesk verlaagd. Dit leidt tot minder kosten en tevreden gebruikers. De inzet van een IAM-systeem brengt nog iets aan het licht. Namelijk of uw administratieve organisatie en de inrichting van de systemen op orde is. Een mooi actiepunt voor ‘Meer regie op uw IT’ -agenda? Bij de voortschrijdende professionalisering van uw IT mag een goede Identity & Access Management oplossing niet ontbreken!

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *