Waarom projectmatig IT toepassen een illusie is

Continue verbeteringUw strategische doelstelling was het bevorderen van het ‘Leren met IT’. U heeft uw IT-middelen en voorzieningen goed op orde gebracht. Waarschijnlijk heeft u dit projectmatig aangepakt. Business case, doelstelling, programma van eisen, doorlooptijd, budgetten en een gedegen trainingsprogramma. Gedegen aanpak, SMART gemaakt en dit alles onder de leiding van een, liefst ervaren en misschien PRINCE II gecertificeerde, project manager uitgevoerd.

Het project is opgeleverd en afgerond en na verloop van tijd valt het gebruik in de praktijk toch zwaar tegen. Weg rendement op uw investering en erger, de organisatie heeft haar strategische doelstelling van het ‘Leren met IT’ niet behaald. Vervolgens start u een project met aanvullende trainingen om het gebruik van de IT-middelen en voorzieningen te bevorderen. Herkenbaar? Wat gaat hier mis?

Wat helpt is als we het ‘beschikbaar maken’ en ‘toepassen van’ IT-middelen en voorzieningen uit elkaar trekken. Beschikbaar maken inclusief het trainen van gebruikers kan het best projectmatig aangepakt worden. Dat is de beste garantie om het binnen bepaalde tijd met een bepaald budget ‘af’ te krijgen.

Een mooie definitie van een project is:
‘Geheel van samenhangende activiteiten met een duidelijk beginpunt en eindpunt in de tijd. 
Een vastomlijnde hoeveelheid werk ter realisatie van een bepaalde eenmalige opgave.’

Een meer volledige definitie is:
‘Een ‘project’ is een tijdelijke structuur, gebaseerd op een flexibele inzet van mensen en middelen, die binnen een proces kan worden aangewend om een deelresultaat van het proces te bereiken. Het doel van een project is duidelijk en concreet omschreven en verloopt over een korte(re) termijn.’

De sleutel zit hierbij in het woord ‘proces’. Het toepassen van IT en dus ook van het ‘Leren met IT’ is een doorlopend proces en vraagt om een fundamenteel andere aanpak dan een project. Als u het toepassen van IT probeert te managen dan creëert u hoogstwaarschijnlijk uw eigen weerstand. Inspireren en verleiden door voorbeelden en zelf ervaren, zodat u er naar gaat verlangen, zijn meer hierbij passende strategiën. Hiermee wordt intrinsieke motivatie gecreëerd in plaats van dat u steeds meer druk uit moet oefenen.

Voorbeeld: We stellen u een auto ter beschikking. Inclusief verzekering, onderhoud, wegenbelasting, laten u een rijbewijs halen en we geven instructie zodat u de auto kunt bedienen. Dit is projectmatig prima te managen. Het wordt een stuk lastiger om u te verplichten om met deze auto van A naar B te rijden. Misschien wilt u liever op de fiets of met het openbaar vervoer.

Bij het beschikbaar maken van IT past een projectmatige aanpak. En zelfs dat wordt steeds lastiger om projectmatig aan te pakken omdat het gevraagde tempo alsmaar hoger wordt. Beschikbaar stellen van een stabiele en schaalbare IT is echter een randvoorwaarde om het toepassen van IT/Leren met IT te stimuleren. En dat is een doorlopend proces waarbij er geen definitief einddoel is. Een proces vraagt om adequate regievoering in plaats van project management. Je zou kunnen zeggen dat de reis hierbij het doel is.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *