Het zorgenkindje van IT in het onderwijs: functioneel en gegevensbeheer

functioneel beheerVanuit het besef dat ze niet meer zonder kunnen, investeren onderwijsinstellingen op grote schaal in de implementatie van nieuwe IT-toepassingen. Ten behoeve van ondersteunende processen maar steeds meer ook ten behoeve van het primaire onderwijsproces. Het aantal toepassingen binnen een instelling en de afhankelijkheid hiervan neemt daardoor snel toe. Maar hoeveel instellingen investeren tegelijkertijd in personeel dat invulling kan geven aan functioneel beheer en gegevensbeheer? Naar mijn stellige mening veel te weinig. Daarmee zijn functioneel beheer en gegevensbeheer naar mijn idee de zorgenkindjes van IT-beheer in het onderwijs (en andere sectoren).

 

Waar hebben we het eigenlijk over bij functioneel beheer en gegevensbeheer?

Een functioneel beheerder, om te beginnen, is iemand die namens de eigenaar van de desbetreffende toepassing:

  • bewaakt of een toepassing inderdaad die functionaliteiten biedt waar de eindgebruikers behoefte aan hebben
  • contacten heeft met de leverancier over gewenste nieuwe functionaliteiten
  • de eigenaar en eindgebruikers informeert over nieuwe releases
  • leiding geeft aan het testen van nieuwe releases en nieuwe functionaliteiten
  • eventuele scholing organiseert
  • de toegang tot de toepassing en bijbehorende gegevens regelt
  • zorgt dat gebruikersvragen worden beantwoord
  • genereert managementrapportages en/of ontwikkelt de formats hiervoor

Een gegevensbeheerder is iemand die namens de eigenaar van de desbetreffende toepassing de kwaliteit bewaakt van de gegevens die binnen de toepassing worden bewerkt. De gegevensbeheerder zorgt ervoor dat de gegevens actueel en correct zijn. in dat kader voert hij/zij regelmatig kwaliteitscontroles uit en rapporteert hierover aan de eigenaar van de toepassing.

 

Waarom zijn functioneel beheer en gegevensbeheer zo belangrijk?

Functioneel beheer heeft primair tot doel ervoor te zorgen dat een toepassing daadwerkelijk meerwaarde biedt binnen het proces/de processen waarin het wordt ingezet. Het belang neemt toe naarmate IT meer wordt ingezet in het primaire proces en naarmate er meer gebruik wordt gemaakt van complexe omgevingen als een ELO of Office 365. Dit type toepassingen kent vaak de wereld aan mogelijkheden en moet goed ingericht en onderhouden worden om het voor eindgebruikers werkbaar te maken/houden.

Wanneer een ELO niet optimaal is ingericht/functioneert ondervinden zowel leerkrachten/docenten alsook leerlingen/studenten en in veel gevallen ook ouders hier de gevolgen van. De kan sop imagoschade is zodoende enorm.

Wanneer het gegevensbeheer niet op orde is kan dit in het geval van een toepassing die in het primaire proces wordt ingezet eveneens tot imagoschade leiden. Maar het kan ook tot financieringsproblemen leiden wanneer bijvoorbeeld de gegevens in het leerling administratie systeem niet blijken te kloppen. Een ander voorbeeld betreft identity en accesmanagement. Iets wat steeds belangrijker wordt met de opkomst van cloudcomputing. De input hiervoor komt vaak vanuit het leerling administratie systeem en of het personeels administratie systeem. Waneer de gegevens in die systemen niet op orde zijn, krijg je ook het identity en accesmanagement niet op het gewenste niveau.

 

Hoe kun je adequaat invulling geven aan functioneel en gegevensbeheer?

Het begint ermee dat iemand zich eigenaar voelt van een toepassing en zich verantwoordelijk voelt voor het functioneren van de toepassing en de kwaliteit van de gegevens die daarbinnen bewerkt worden. Maar zeg eens eerlijk: heeft u voor alle toepassingen binnen uw organisatie vastgelegd wie de eigenaar is? Laat staan dat mensen zich eigenaar voelen.

Als er een eigenaar is die zich ook eigenaar voelt, moet deze voor wat betreft het functioneel beheer op zoek naar mensen die primair affiniteit hebben met het proces dat door de desbetreffende toepassing wordt ondersteund en tegelijkertijd de taal kunnen spreken van IT’ers. Het zijn dus geen IT’ers, maar ze moeten wel affiniteit hebben met IT. Idealiter worden er binnen een organisatie twee of meer functioneel beheerders aangesteld die het functioneel beheer van meerdere toepassingen voor hun rekening nemen. Op die manier is functioneel beheer niet iets waaraan tijd wordt besteed op het moment dat er tijd over is door mensen die eigenlijk helemaal niet zitten te wachten op nog een taak erbij. Functioneel beheer is in feite een beroep op zich. Iets wat weinig organisaties zich beseffen.

Voor wat betreft het gegevensbeheer: dit is iets wat in principe wel in de takensfeer kan worden ingevuld. Belangrijkste bij gegevensbeheer is dat er iemand op wordt gezet die consequent en precies werkt.

 

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *