Kennisdeling via een samenwerkomgeving: niet onmogelijk ….

kennisdelingStel je binnen een gemiddelde organisatie die met een samenwerkomgeving aan de slag wil de vraag waarom zij dat willen, dan is het antwoord in veel gevallen dat men kennis wil gaan delen. Een nobel streven, want het wiel wordt over het algemeen onnodig vaak uitgevonden. Maar vergis je niet: kennisdeling is een onderwerp waar menig organisatie haar tanden op stuk heeft gebeten. Voor een succesvolle implementatie van een samenwerkomgeving is het dan ook van belang je op korte termijn te richten op het “laaghangende fruit”.

 

Waarom kennisdeling zo lastig is

Iedereen die je het vraagt zal zeggen dat kennis delen héééél belangrijk is en dat hij/zij er absoluut voorstander van is. Echter, in de praktijk blijken weinig mensen kennis te delen. Als was het maar vanwege het feit dat velen zijn opgegroeid met het adagium “kennis is macht” in plaats van “kennisdelen is macht”  (iets wat veel meer leeft bij de jongere generaties)

Het is vaak net als op social media: 15% van de aanwezigen post regelmatig iets en 85% gedraagt zich als een zogenaamde “lurker”. Ze lezen wel alles maar plaatsen zelf niets. Ze komen vooral om te halen en brengen niets. Iets wat volgens de theorieën op het gebied van kennismanagement fnuikend is voor kennisdeling. Kennisdeling, zo luidt de theorie, komt namelijk alleen van de grond als er sprake is van een zekere wederkerigheid. Ik geef jou iets, en ik krijg daar iets voor terug. Of iemand moet een bepaalde status kunnen ontlenen aan het feit dat wat hij/zij post veel gelezen en hoog gewaardeerd wordt (ik ben populair).

Op het laatste zie je veel samenwerkomgevingen van de laatste generatie inspelen. Daar wordt bijvoorbeeld gewerkt met een top tien van medewerkers van wie bijdragen het meest gelezen en het hoogst gewaardeerd worden.

De praktijk is echter dat mensen het liefst kennis delen met iemand die op hetzelfde kennisniveau zit als zij zelf. Zodat er sprake is van wederkerigheid en zij ook kunnen leren van een ander. Kennisdelen vindt zodoende in veel gevallen slechts op beperkte schaal plaats binnen een organisatie en vaak vooral tussen mensen van verschillende organisaties.

Tenslotte is het ook zo dat onderzoek op het gebied van kennisdeling heeft uitgewezen dat mensen niet zomaar bereid zijn hun kennis te delen met mensen die zij niet kennen. Kennisdeling op het niveau van een team binnen een school is zodoende wel haalbaar (tenzij het zo is dat één iemand “brengt” en alle anderen alleen komen “halen”). Maar binnen een stichting met bijvoorbeeld 1000 medewerkers en meerdere vestigingen wordt het een stuk lastiger.

 

Beginnen bij het laaghangende fruit

Voorgaande kan de vraag oproepen waarom je überhaubt een samenwerkomgeving in gebruik zou moeten nemen. Welnu, daar zijn op zich genoeg redenen voor. Ten eerste zijn veel van de huidige samenwerkomgevingen webbased. Daardoor zijn zij any time, any place en via any device benaderbaar. Op het moment dat je al je bestanden in zo’n omgeving plaatst kun je dus ook plaats- en tijdonafhankelijk werken.

Daarnaast bieden samenwerkomgevingen als Office 365, de G-suite van Google en toepassingen als Speakap en Plek diverse laagdrempelige communicatietools en nieuwsvoorzieningen. Daarmee kunnen samenwerkomgevingen dienen als smeermiddel binnen een organisatie, nog even los van kennisdeling.

 

Effecten op langere termijn

Op langere termijn kan een samenwerkomgeving mijns inziens wel degelijk ook bijdragen aan kennisdeling. Een samenwerkomgeving kan het contact tussen medewerkers immers bevorderen/versterken en ervoor zorgen dat zij elkaar makkelijk kunnen vinden (denk aan smoelenboek en profielen). Zodra er sprake is van een vertrouwensrelatie kan eventueel ook de kennisdeling op gang komen. Uiteraard onder de voorwaarde dat er voor iedereen iets te halen is. Maar het creëren van vertrouwen kost tijd en gaat mijns inziens ook niet zonder face to face ontmoetingen.

 

Conclusie

Een samenwerkomgeving sec zal niet leiden tot kennisdeling. Neemt niet weg dat een samenwerkomgeving een belangrijke meerwaarde kan hebben voor de organisatie. Bovendien kan een samenwerkomgeving kennisdeling bevorderen. Maar alleen op langere termijn en alleen als ook andere randvoorwaarden zijn ingevuld. Belangrijk om dit voor ogen te houden als je met een samenwerkomgeving start. Bedenk dat deze meerdere doelen kan dienen en schrijf deze niet na een jaar al weer af omdat blijkt dat er nog niet massaal kennis gedeeld wordt binnen de organisatie.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *