Digitaal dashboard: zin of onzin?

Business IntelligenceOok in het onderwijs is er steeds meer behoefte aan digitale sturingsinformatie. Oftewel uit verschillende informatiesystemen gekoppelde data dat middels een digitaal dashboard in een oogopslag zinnige informatie geeft. Dat klinkt interessant en dat is het ook. Maar hoewel de vraag vanuit onderwijsorganisaties steeds luider klinkt zijn goede implementaties hiervan nog op een hand te tellen.

Business intelligence

Dat het niet zo wil lukken met die digitale dashboards ligt niet aan die producten op zich. Elke vorm van ‘business intelligence’ gaat echter over data. En juist de kwaliteit van die data is in het onderwijs aan de magere kant. De gegevenshuishouding in informatiesystemen laat in het algemeen sterk te wensen over. Sterker nog, informatiesystemen worden soms simpelweg misbruikt.

Voorbeeld

Een heel bekend voorbeeld is de plek waarop gegevens van personeel wordt opgeslagen. Vanzelfsprekend is dit een personeelsinformatie- of HRM systeem. Maar de gegevens van de desbetreffende docent worden vaak pas vastgelegd in zo’n systeem als hij of zij de eerste keer salaris krijgt. Veelal is de docent dan al enkele weken aan het werk. Om toch toegang te krijgen tot bijvoorbeeld het netwerk en applicaties worden de gegevens van de docent dan ook maar handmatig ingevoerd in een ander veel gebruikt bronsysteem: de leerling administratie. En dan begint het gedonder. Want docent Marie Jansen kan dan zomaar Mary Janssen gaan heten. Weg is de integriteit van gegevens.

Alleen databases koppelen is onvoldoende

Ook bij andere systemen zien we vergelijkbare problematiek ontstaan. Hoewel soms uit nood geboren (bijvoorbeeld omdat er geen koppelingen zijn), ligt de oorzaak vaak in het ontbreken van een goed administratief proces. Veel wijzigingen worden op zichzelf staand uitgevoerd. De linkerhand weet nauwelijks wat de rechterhand doet. Dan wordt het dus heel erg lastig om de integriteit van data te waarborgen. Waarmee vervolgens de stap naar business intelligence wel erg ingewikkeld wordt. Je kan wel mooi data uit verschillende databases aan elkaar knopen maar als die data niet klopt is het weinig zinvol. Het digitaal dashboard zal dan geen bruikbare informatie opleveren.

Administratieve organisatie op orde

Toch wordt de roep om digitale sturingsinformatie steeds luider. Dat is logisch want eigenlijk zit een onderwijsorganisatie op ‘goud’. De hoeveelheid data die binnen scholen wordt geproduceerd wordt elke dag maar groter en daar kan je geweldig zinvolle informatie uit halen. Menig bestuurder is zich hier van bewust. Maar hoe doe je het dan goed? Door vooral heel klein te beginnen. Tegelijkertijd dienen de achterliggende processen en vooral het informatiemanagement op orde te worden gebracht. Dat is misschien niet erg sexy maar wel volstrekt noodzakelijk om op termijn echt aan de slag te gaan met een digitaal dashboard.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *