Een out-of-the-box intranet op basis van Office 365

Ze zijn er steeds meer: out-of-the-box intranetten op basis van Office 365. Hoe interessant is zo’n oplossing voor het onderwijs? Immers: Office 365 is gratis en als je de implementatie van een intranet ook nog eens kunt beperken tot een paar weken, dan heb je fantastische samenwerkfunctionaliteiten tegen minimale kosten.

Voorbeelden

Voorbeelden van voorgekookte intranetten op basis van Office 365 van Nederlandse bodem zijn Valo en Debble. Wat zij in feite leveren zijn standaard vormgegeven intranetpagina’s (templates) binnen Sharepoint Online als onderdeel van Office 365.

Beide platformen kunnen nog niet terugvallen op een hele uitgebreide klantenkring in Nederland, maar bijvoorbeeld Debble is wel net in gebruik genomen door Arcadis: een groot internationaal ingenieursbureau met wortels in Nederland.

Referenties in het onderwijs hebben beide platforms voor zover ik weet nog niet.

Voordelen

Een eerste voordeel van een out-of-the-box oplossing op basis van Office 365 is dat je zelf niet hoeft na te denken over de templates van je intranet-pagina’s. Hetgeen betekent dat je snel iets neer kunt zetten voor medewerkers. De huisstijl kan tot op zekere hoogte worden ingebracht in die zin dat de kleurstelling kan worden aangepast en een logo kan worden ingepast.

Een tweede voordeel is dat de leverancier ervoor zorgt dat updates vanuit Microsoft verwerkt worden, zodat je hierdoor niet verrast wordt (en bijvoorbeeld je vormgeving onderuit gaat).

Een voordeel van een intranet op basis van Sharepoint Online is verder dat je gelijk portal-functionaliteit in huis haalt. Dit is vooral handig wanneer je volledig webbased wilt werken. De portal kan dan in principe fungeren als het nieuwe bureaublad van de medewerker.

Nadelen

Hét nadeel van de out-of-the-box oplossingen op basis van Office 365 is dat de templates zoals die bedacht zijn door de leveranciers niet gewijzigd kunnen worden, tenzij je bereid bent hiervoor te betalen. En de kosten kunnen dan snel oplopen.

Het aanpassen van de templates is bijna onvermijdelijk voor een onderwijsorganisatie met meerdere vestigingen. Voor een onderwijsorganisatie met één locatie zijn de oplossingen eerder toepasbaar.

Conclusie

Op het moment dat je als organisatie een programma van eisen hebt opgesteld voor een intranet is het de moeite waard om even te kijken of je je wensen en eisen kunt inpassen in een out-of-the-box oplossing op basis van Office 365. In verwacht echter dat de conclusie in veel gevallen zal zijn dat dit niet past en dat het per saldo net zo duur of misschien iets duurder is om eigen templates te laten maken. Met als voordeel dat je ze dan alles helemaal naar je eigen zin kunt vormgeven. Waarbij je uiteraard wel moet uitkijken voor te veel maatwerk en je er bovendien rekening mee moet houden dat je een onderhoudscontract moet afsluiten voor het beheren van je templates. Dit om updates van Microsoft “op te vangen”.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *