Meerjarenbegroting: Wat kost uw IT?

Het is een vraag die in nagenoeg elk project voorbij komt: “hoeveel geeft uw organisatie nu eigenlijk uit aan IT”. Het antwoord blijft zeker bij onderwijsorganisaties vaak steken in een ‘Tsja’. Natuurlijk staan de middelen wel ergens op de balans maar diensten, beheerwerkzaamheden en projecten zijn niet of nauwelijks toegerekend aan IT. In het beste geval is het wat mistig, maar veel scholen hebben echt geen idee wat ze aan IT uitgeven. En als je niet weet wat je uitgeeft kan je er ook niet op sturen en is elke richting goed. Dat is op z’n minst niet handig.

Schoolvoorbeeld

Toen ik recent dezelfde vraag stelde bij een onderwijsorganisatie kreeg ik tot mijn verbazing een zeer gedetailleerd overzicht van alle IT producten binnen de scholen inclusief werkelijk alle gerelateerde kosten. Men wist precies wat een digitale werkplek uiteindelijk echt kostte. Zo was er onder andere berekend wat de kosten waren van het beheer van het netwerk en die kosten had men vervolgens toegekend aan de werkplek. Het is een methode die ook in het bedrijfsleven veel wordt toegepast. Het klopt als een bus maar tegelijkertijd kan je ook met dit model lastig sturen. Wat doen we met nieuwe ontwikkelingen, projecten en innovaties? En wat voor effect heeft dat op de kosten van de werkplek?

Scenario denken

Bij Expanding Visions realiseerden wij ons dat zeker in projecten waarin meerdere scenario’s tegen elkaar moeten worden afgewogen bovenstaande methode lastig te gebruiken is. Maar een financiële onderbouwing is juist in het geval van scenarioplanning onontbeerlijk. Wat gebeurt er in financiële zin als we het ene knopje meer naar rechts en het andere meer naar links draaien? Wat levert het op?

Thematisch begroten

De oplossing ligt in een thematische meerjarenbegroting. Hier worden alle middelen en kosten ondergebracht binnen meerdere thema’s. Zoals bijvoorbeeld infrastructuur, Digitale Werkomgeving (DWO) en de regieorganisatie. Elk van deze thema’s heeft middelen en kosten. Zo dient (bijvoorbeeld) een DWO te worden gebouwd. Daar heb je waarschijnlijk externen voor nodig zoals programmeurs. Maar ook intern zal er menskracht dienen te worden vrijgemaakt. Denk verder ook aan licentiekosten en dergelijke. Als zo’n DWO klaar is zal je er vervolgens functioneel beheer op moeten zetten. Tegelijkertijd gaan de kosten voor het traditionele werkplekbeheer dalen. En juist hier zit de kracht van de thematische meerjarenbegroting. Het effect van projecten en innovaties kan direct zichtbaar worden gemaakt.

Sturing op kosten, rendement van projecten

We willen natuurlijk allemaal dat de kwaliteit omhoog gaat, wat dat dan ook is. Maar zonder echt goed inzicht in de kosten is het sturen hierop in het beste geval weinig meer dan een gok. Zonder heldere cijfers kunt u ook geen heldere beslissingen nemen. Aan de slag dus met die cijfers zodat u straks antwoord hebt op de vraag wat IT uw organisatie nu echt kost én oplevert.

schermafbeelding-2016-11-27-om-21-38-19

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *