Van IT beheer naar regie, een stappenplan

We kunnen er bijna niet meer omheen. De IT organisatie moet om van het beheren van IT naar het regie voeren over IT. Ontwikkelingen dwingen ons om deze stap te zetten. En dat gaat niet vanzelf. Tenminste als u grip wilt hebben op de omschakeling. We streven hierbij naar een beoogde eindsituatie. Om daar te komen moeten we duidelijk hebben wat de huidige situatie en de beoogde eindsituatie is. Uiteraard moet het heel helder zijn waarom we van beheer naar regie gaan. en welke sourcingsstrategie we hierbij gaan hanteren. Dit leggen we vast in een bestemmingsplan IT.  Vervolgens maken we een business case waarin we een meerjarenbegroting opnemen en een programmaplan met programmaorganisatie, projectbrieven en planning.

Op hoofdlijnen hebben we te maken met een drietal processen: transitie, migratie en transformatie. Om duidelijk te maken wat we hiermee bedoelen hanteren we de volgende definities:

Transitie

Met transitie wordt de overdracht van IT bedoeld, zoals het beheer van werkplekken, netwerk, datacenter, applicaties en/of servicedesk en eventueel personeel, naar de leverancier(s).

Migratie

Een migratie heeft tot doel verouderde systemen of infrastructuur te vervangen door al dan niet nieuwe systemen of infrastructuur die beter onderhoudbaar zijn en voldoen aan de wensen en eisen van de gebruikers. Tegenwoordig worden veel softwaremigraties geautomatiseerd (door middel van een migratietool) uitgevoerd. Bijvoorbeeld een migratie van bestanden een fileserver naar Office 365 of bestanden naar Sharepoint Online of naar Google Drive.

Transformatie

Transformatie behelst de verandering die een uitbestedende (IT) organisatie als gevolg van een nieuw contract ondergaat. Een verandering waarvan de voorbereidingen al voorafgaand aan de totstandkoming van het contract dienen aan te vangen, en die meerdere aspecten binnen de bedrijfsvoering raken. Dat wil zeggen dat er structurele wijzigingen moeten worden doorgevoerd van een of meer van de genoemde onderdelen om de dienstverlening te veranderen. In de praktijk behelst een dergelijke verandering, afhankelijk van de scope, meer dan alleen het technisch overdragen van de dienstverlening van A naar B. Het gaat hierbij niet alleen om een strakke planning en harde deadlines. Het succes van de verandering wordt zeker mede bepaald door adequate inzet van de soft skills.

Neem de tijd

Transitie en migratie kunnen projectmatig uitgevoerd worden. De transformatie is mensenwerk en zal veel meer als een proces aangepakt moeten worden. Vaak wordt gedacht dat de transitie en de transformatie gereed zijn als de beoogde eindsituatie bereikt is. Niets is minder waar. In de praktijk blijkt dat als de beoogde situatie operationeel is dat er nog de nodige doorlooptijd nodig is om alles zo in te regelen dat het soepel verloopt. Afhankelijk van de complexiteit en omvang van de verandering zal dit inregelen 6 – 12 maanden vergen nadat de beoogde situatie operationeel is geworden. Van beheer naar regie is daarom niet een knop die zo maar omgezet wordt. Van bedenken van de aanpak tot het bereiken van een geoliede regieorganisatie moet u daarom 1,5 a 2 jaar uittrekken… Bereid het gedegen voor en voer het nauwgezet uit. Van beheer naar regie is topsport!

Migratie maakt deel uit van de transitie en transformatie is een separaat proces. Deze processen worden parallel uitgevoerd. Onderstaande tekening geeft de verhoudingen in tijd aan.

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *